responder correctamente a preguntas
Las preguntas de trabajo son algunas de las que causan más ambigüedad. Voy a describir 3 tipos de respuestas, y cuál es la mejor de estas en cualquier escenario. Estos tipos de contestaciones son: las buenas, las malas y las feas.
Las respuestas buenas siempre comienzan por la parte más importante, aclaratoria y al punto. Después de esto se procede a complementar con cualquier información de soporte.
En un ejemplo para una pregunta como ¿Irá usted a viajar la próxima semana? La respuesta buena, sería primero contestar Sí, voy a viajar a Alemania el próximo lunes que aclara la duda de en primera instancia. Posteriormente, podría añadir Esto se debe a que el congreso empieza el martes y quiero estar preparado. Dejo a mi asistente Paola toda la información que necesite en mi ausencia.
Este tipo de respuestas se hacían comunes en tiempos de guerra donde se usaba el telegrama, ya que era posible que fallara en cualquier momento a causa de los disturbios o conflictos. Por lo tanto, las primeras palabras eran muy concisas e informativas.
El segundo tipo de respuesta es la mala. En este caso esta comienza con la información de soporte y después da la respuesta. Así que para la pregunta pasada de si viajaría la próxima semana, un ejemplo de respuesta mala sería Pues el martes comienza el congreso y estoy tratando de preparar a mi asistente. Además, mi hermano ha estado un poco enfermo. Lo bueno es que la actividad parece que estará muy interesante, es decir, sí pienso ir.
Las respuestas malas dañan la comunicación de los equipos virtuales y hacen perder el tiempo a los integrantes. Es posible que el receptor ni siquiera necesite la información de soporte.
Hago notar, sin embargo, que existen algunos casos donde este tipo de respuesta se puede usar, por ejemplo, cuando es una noticia impactante y que necesite suavizarse, como el estado de salud de una persona o una noticia trágica. Claro que son excepciones y no deben ser lo común.
La respuesta fea es donde se presenta toda la información de soporte, pero nunca se llega a lo que se quería recibir en primera instancia. Por ejemplo, a la pregunta ¿Qué sistema operativo deberíamos instalar la próxima semana?
Una respuesta de este tipo sería Bueno, ya sabes los problemas de dinero que hemos tenido, por otro lado, los equipos son nuevos y compatibles. La semana pasada tuvimos una conversación al respecto y hablamos, además de la instalación de Internet que no ha sido la mejor últimamente. Así que imagínate. Esto implica minutos de conversación y nunca se llegó a la respuesta que buscaba.
En ocasiones, cuando se trata de proyectos, he notado cuando el gerente trata de dar explicaciones tan amplias que nunca llega a la respuesta que los otros asistentes están esperando. Al hablar con los involucrados aparte, descubro que la mayoría de las veces interpretaron las instrucciones de manera diferente y otros no entendieron del todo.
Esta situación ocurre por el fenómeno que habíamos analizado, en el que el emisor asume los conocimientos necesarios para la interpretación del mensaje en las otras personas. Estoy seguro de que también ha visto este tipo de información dada por algunos políticos cuando quieren evitar hablar de algunos temas, al mejor estilo de Cantinflas. En este caso se hace intencionalmente para no hablar sobre el tema.
Existen 4 maneras para dar una respuesta del tipo buena.
- Con la respuesta real, Jaime nos enviará los documentos a las 11:00 a. m.
- Con un Sí Sí, El presupuesto es de 2000 euros.
- Con un No No, No vamos a tener hora de receso mañana.
- Con un No sé/Talvez, No sé cuál es el comando que necesita. Este tipo de respuesta puede complementarse con No obstante, lo que sé es que… Así ofrecemos una luz al receptor sobre dónde o cómo encontrar la respuesta que busca.
¿Cuándo usar el tipo de preguntas buenas? Pues en todo correo, conversación verbal, presentación, llamada telefónica o cualquier oportunidad que se presente. No solo el equipo tendrá la idea correcta que se quiere transmitir, sino que también tendrá otros beneficios como el mostrar más confianza, determinación o autoridad.
Si otros miembros del equipo o jefes no usan este tipo de respuesta es una buena oportunidad para que les enseñen esta técnica y mejorar la eficiencia en el manejo de la información que se transmite.
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