паспорт удостоверяет личность поступающего на работу, то основные сведения о его трудовой биографии – где трудился в предыдущие годы, как часто переходил с одной работы на другую, каков общий, специальный и непрерывный стаж работы – содержатся в трудовой книжке. Эта книжка предъявляется в отдел кадров и в случае приема на работу хранится в этом отделе.
Исключение возможно только в случаях, предусмотренных ТК: при приеме на работу в качестве совместителя, у которого трудовая книжка находится по месту основной работы, и при заключении трудового договора впервые, когда лицо, поступающее на работу, представляет справку о последнем занятии, а работодатель оформляет такому работнику, если он с ним заключил трудовой договор, трудовую книжку, а также на работу к работодателю – физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем.
Как заполняются трудовые книжки, каковы правила их учета и хранения? На эти и другие вопросы, относящиеся к ведению трудовых книжек, отвечает постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»[27] и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69[28].
В постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 подчеркнуто, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Что касается непосредственно ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек, то это обязанность специально уполномоченного лица, назначаемого приказом (распоряжением) работодателя. По общепринятой практике таким лицом является руководитель кадровой службы.
В целях организации надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в каждой организации должны быть приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам.
При получении вновь трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Необходимо проследить за тем, чтобы приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них были пронумерованы, прошнурованы, заверены
СЗ РФ. 2003. № 16. Ст. 1539.
БНА РФ. 2003. № 49.
