листок, анкета (если предусмотрено) заполненная работником собственноручно;
– справка об отсутствии судимости (при необходимости);
– справка СТД-Р (согласно разъяснениям Роструда этот документ можно хранить в личном деле, а «порядок хранения следует закрепить в локальном нормативном акте работодателя»). Данная справка содержит сведения о трудовой деятельности сотрудника. С 2020 г. ее обязаны выдавать все работодатели, но только тем работникам, которые выбрали электронную трудовую книжку;
– должностная инструкция;
– договор о материальной ответственности и тд.;
– согласия на обработку персональных данных;
– соглашение о неразглашении коммерческой тайны.
2) документы, сформировавшиеся в процессе работы сотрудника на данной должности в данной компании. Это могут быть документы, которые отражают профессиональные достижения работника или повышение/подтверждение его квалификации, а также документы об изменении условий и оплаты труда:
– приказы о дисциплинарных взысканиях и/или награждении сотрудника;
– докладные, объяснительные записки;
– акты о прохождении аттестации;
– уведомления, дополнительные соглашения к трудовому договору.
– приказы о переводе сотрудника на другую должность, о совместительстве, о совмещении;
3) документы, подтверждающие завершение трудовых отношений работника с данным работодателем:
– заявление на увольнение;
– документы на увольнение при внешнем переводе (например, письмо-приглашение от нового работодателя);
– приказ об увольнении.
Законодательством предусмотрен ряд случаев, когда работодатель обязан затребовать дополнительные документы от работников при трудоустройстве. Например, если работа связана с медикаментами или пищевыми продуктами. К этим документам относятся медицинская книжка (хотя она не включается в личное дело, но хранится отдельно у работодателя), документы об образовании, об отсутствии судимости (требуются при трудоустройстве в учебные заведения). Т. е перечень документов, входящих в личное дело может быть регламентирован отраслевыми нормативно-правовыми актами.
В личное дело не включаются документы с разными сроками хранения (приказы, заявления об отпусках, отгулах, медицинские справки, больничные листы и тп.) и документы с персональными данными работника (паспорт, СНИЛС, ИНН и др.).
2.3. Работа с персональными данными при ведении личных дел
2.3.1. Положения и согласия на обработку персональных данных работника с учетом изменений в законодательстве
Работа с персональными данными и личными делами госслужащих регламентируется ст. 13 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (ФЗ 152) и другими
