или его помощник, сотрудник отдела маркетинга, должен оформить заявку. Это важно чтобы настроить регулярный менеджмент: то финансовый директор должен общаться с человеком, который инициирует платеж. Он должен иметь возможность задать вопросы по заявке, на которые только инициатор (а не казначей) может ответить. Например, пояснить почему не закрыты, актами предыдущие рекламные расходы, а уже опять требуется оплата, какая эффективность рекламных расходов? Казначей на это не ответит. Поэтому нужно приучать, чтобы сотрудники компании, инициаторы платежа оформляли заявку в системе. И это вопрос не технический. Заявку сделать – одна минута, если в системе всё хорошо настроено: вводите контрагента, и система дальше ведет вас вопросами, и заявка заполняется почти автоматически. Времени занимает немного, но это вопрос принципиальный – заявку должен делать тот, кому нужны деньги, кто хочет заплатить.
В 1С предусмотрена стандартная схема согласования заявок или это дополнительная разработка?
Да, в 1С есть типовая система согласования заявок – определённый маршрут, который можно выполнять и в 1С: ERP и в 1С: Документооборот. Но я показываю вам не маршруты согласования, а дополнительную информацию, которой нужно наполнить типовую заявку. Это доработка печатной формы заявки: добавить состояние взаиморасчетов, условия оплаты, состояние расчётов по бюджетной статье. Это несложно, не занимает много времени, но это делается дополнительно.
И здесь хочу поделиться своими мыслями что же такое цифровизация финансового управления. Для меня – это делегирование максимума обработок данных информационной системе, чтобы система готовила информацию, оставив за человеком лишь бремя принятия решения. Потому что искусственный интеллект еще не в состоянии полноценно заменить человека на этапе принятия решения. Такой же подход я использую и при управлении оборотным капиталом: система готовит все расчеты, показывает результаты расчета человеку, выдает рекомендации. А человек принимает решения, рекомендованные системой, или отклоняет их. Вот это я называю цифровизацией. До какого момента можно делегировать системе принятие решения в казначействе? Если по заявке условия оплаты по договору соответствуют взаиморасчетам с контрагентом на текущую дату, если заявка в пределах бюджета, если платёж идёт по графику в свой платежный день, то теоретически система может сама подготовить платежное поручение и направить его в банк не спрашивая человека. Однако прямо сейчас такой смелый подход в казначействе я бы не приветствовал. Система пока не может полностью заменить человека и, например, распознать мошенничество. Поэтому человек в текущей ситуации должен оставаться на этапе принятия решения. Но всю информацию для быстрого и правильного принятия решения ему должна предоставить система, причем «по одной кнопке».
Возвращаемся к заявке на расходование денежных средств.
Итак, все платежи мы делаем по заявкам на расходование, но заявки часто связаны с заказами поставщику. Посмотрите на такую структуру документов:
Рисунок 9
Сначала Заказ поставщику,
