для оформления кадровой и бухгалтерской документации компании: название организации, юридический и фактический адрес, правовую форму, состав учредителей, сферу деятельности и др. В решении собрания учредителей содержится порядок назначения директора и дата его вступления в должность.
Прежде чем приступить к оформлению кадровой документации, необходимо ознакомиться с кадровой политикой организации. Сделать это можно в процессе устной беседы с директором. Руководитель кадрового отдела должен знать список задач, которые предстоит решать отделу, собственные обязанности и полномочия, социальную и экономическую политику компании по отношению к персоналу, предполагаемое количество людей в штате. Полученную информацию уместно резюмировать в виде доклада, чтобы избежать разногласий с руководством при дальнейшем оформлении документов.
3. Перечень необходимых документов
На этом этапе предстоит составить перечень документов, необходимых для кадрового отдела. Это обязательные документы, без которых невозможно ведение кадрового делопроизводства. Сюда относятся локально-нормативные акты, трудовые договора и соглашения с сотрудниками, приказы по личному составу, журналы регистрации. При наличии подробного списка можно делегировать задачу по составлению второстепенных документов другим сотрудникам. Также список необходимых документов пригодится в дальнейшем при проведении внутреннего аудита работы кадрового отдела.
Основные локально-нормативные акты кадрового отдела
Локальные нормативные акты регламентируют основные аспекты деятельности организации в плане работы с персоналом и внутреннего распорядка. В Трудовом кодексе РФ закреплено право юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на оформление локальных нормативных актов и обязанность знакомить с ними сотрудников под роспись:
Работодатель имеет право:
принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями)
Работодатель обязан:
знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью5
В каждой организации обязательно оформляются документы, регламентирующие внутренний распорядок, режим работы, состав и численность трудового коллектива, порядок оплаты труда и обработки персональных данных. Если эти важные аспекты не закреплены документально, организация рано или поздно столкнётся с правовыми последствиями. К основным локально-нормативным актам кадрового отдела относятся:
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). При приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под подпись. Действуют до замены новыми.
Положение о защите персональных данных работников. При приёме на работу (до подписания
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015), Статья 22. Основные права и обязанности работодателя
