бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 89 – порядковый номер отправляемого документа.
При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В – 17, Д – 124.
На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: № 475/284/389.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11).
Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТ лишь в 1972 г. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой: «На Ваше письмо от 12 апреля 1969 г. за № 0528.75 сообщаем…»
Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только затем доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация о том, что писали и полностью ли учтена просьба или предложение.
В зарубежной коммерческой корреспонденции ссылка на индекс полученного документа и индекс самого документа выступают как один реквизит. Обычно он состоит из двух частей – ссылка на индекс входящего и индекс отправляемого документа. Индекс документа, на который ссылаются, оформляется первым и сопровождается словами: «Ваш индекс…» Например: Your ref:ICL/RH – Ваш индекс: ICL/RH. Затем следует индекс отправляемого документа, сопровождаемый словами: «Наш индекс…» Например: Our ref: EK/R – Наш индекс: EK/R. После сопровождаемых слов ставится двоеточие, затем проставляется индекс. Он может быть цифровым, буквенным или буквенно-цифровым.
Этот реквизит в иностранной корреспонденции оформляется в левом или правом поле, и ссылки располагаются друг под другом. В инициативных документах будет только индекс отправляемого документа.
Место составления или издания (реквизит 12).
В общем бланке на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа (часто оно напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. В со ответствии с требованиями ГОСТа он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. АО «Пермские авиамоторы» не указывает в г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов
