CFO. Семь Финансовых Отделов. Работа + карьера. Роман Пустовалов

      Рекомендую следующие обязательные контрольные процедуры при согласовании платежей:

      – сверка с остатком по бюджету (обязательно сверяться с бюджетом CF11 на месяц, если есть бюджет на неделю – сверяться с ним); обратите внимание на слово «остаток» – это значит, что в течение месяца обязательно учитывать именно остаток от запланированной суммы с учетом произошедших соответствующих платежей, иначе контроль становится бессмысленным;

      – для авансовых платежей – сверка с условиями договора, т.е. нужно проверить, есть ли условие аванса в договоре, выполнил ли контрагент условия для оплаты аванса, если такие условия указаны в договоре;

      – для неавансовых платежей – наличие документов, подтверждающих выполнение контрагентом условий, т.е. нужно проверить, доехал ли до вас товар или оказана ли услуга. Это проверяется выявлением подписанного со стороны вашей компании документа о приемке товарно-материальных ценностей (как правило, это накладная) или (для оплаты услуг) наличие подписанного с вашей стороны акта выполненных контрагентом работ;

      – и для авансовых, и для неавансовых платежей проверить, подошла ли дата оплаты (например, если вы должны оплатить полученные товары в течение месяца после подписания приемки материалов); не стоит платить раньше, если это не является политическим платежом (политическим, т.е. частью политики отношений с конкретным поставщиком);

      – проверить наличие встречной задолженности у поставщика/подрядчика, например, по неотработанному авансу. Нужно сначала произвести взаимозачет по максимуму (максимум указан в договоре). Или, если по другому договору этот же контрагент сорвал сроки отработки аванса, имеет смысл не платить, пока аванс не будет отработан. Здесь вы, безусловно, нарушаете условия по одному договору, но контрагент тоже нарушил их по другому договору. Не пытайтесь сами принимать решение, ваша задача – затормозить такой платеж, пока его отдельным решением руководства не отменят или не проведут;

      – согласование со службой безопасности. Вопрос спорный, поскольку обычно «безопасники» проверяют договоры. Но на тот случай, если вы платите без договора, их точно стоит привлекать к согласованию платежа;

      – согласование с бухгалтерией я не рекомендую, поскольку обычно «вторая подпись» – это подпись главбуха или заместителя, поэтому если они видят налоговые риски или прочие проблемы, они могут заблокировать платеж на этапе «Банк – Клиент». Но если главбух отдал свою цифровую подпись сотруднику казначейства, то обязательно нужно согласовывать реестр с главным бухгалтером, прежде всего для того чтобы снять риски с казначейства и для предоставления возможности заблокировать опасный платеж.