взяти час на справи з сектору ІІ? Якщо ви шукаєте час для справ із сектору ІІ, найкраще місце, де його можна знайти, – це сектор ІІІ. Справи з сектору І і термінові, і важливі, і ми вже знаємо, що потрібно певний час приділяти їм. Знаємо також, що нам не варто потрапляти в сектор IV. А от сектор ІІІ може обманути нас. Дуже важливо навчитися оцінювати всі справи за шкалою важливості. Тоді ми зможемо повернути собі час, витрачений на залагодження непотрібних термінових питань, і віддати цей час сектору ІІ.
• Що робити, якщо я перебуваю в середовищі сектору І? Є такі професії, які через власні особливості опиняються винятково в секторі І. Це, наприклад, професії пожежника, багатьох лікарів і медсестер, поліціянтів, репортерів, головних редакторів великих медій тощо. Вони мусять негайно реагувати на термінові й важливі речі. Для таких людей виділяти час на справи з сектору ІІ особливо важливо з тієї простої причини, що завдяки цьому вони не втратять здатності робити справи з сектору І. Час, проведений у секторі ІІ, сповнює нас силами діяти.
• Чи є такі справи в секторі І, які не вимагають нашої уваги негайно і не диктують нам порядок дій? Деякі справи спричинять проблеми або кризи, якщо не відреагувати на них негайно. Такі справи можуть перетворитися на термінові за нашим вибором. Крім того, справи, що мають перебувати в секторі ІІ для працівників організації, як, наприклад, окреслення довгострокових перспектив, планування, налагодження і підтримання зв’язків, можуть опинитися в секторі І для керівника. Це для нього (чи для неї) найголовніше питання, потреба робити ці справи надзвичайно висока, і наслідки від їх виконання або невиконання дуже вагомі. Тому для керівника такі справи переходять у категорію термінових і диктують йому порядок дій.
Цінність нашої матриці в тому, що вона допомагає нам побачити, як саме терміновість і важливість впливають на наш вибір, на що витрачати час. Завдяки матриці ми бачимо, де проводимо найбільше часу і чому. А ще розуміємо: що більшої ваги для нас набуває терміновість, то менше уваги ми приділяємо важливому.
По той бік складності
Як і хімічна залежність, залежність від терміновості – це тимчасове знеболювальне, яким зловживають. Воно полегшує гострий біль, спричинений конфліктом між компасом і годинником. І після полегшення на деякий час людині стає краще. Але це нетривке покращення. Воно швидко випаровується. А біль залишається. Якщо просто робити більше і швидше, навряд чи вдасться розв’язати хронічні, базові проблеми, усунути причину болю. Просто другорядні (третьорядні, чотирирядні…) речі будуть робитися швидше, але нічого не робитиметься для усунення хронічного болю, який виникає тоді, коли найважливіші речі стоять не на першому місці.
Щоб дістатися до рівня хронічних базових проблем, потрібно почати мислити по-іншому. Так само в медицині відрізняються підходи «профілактики» і «лікування». Лікування – це коли виникає гострий біль і хвороба; профілактика – це коли людина веде здоровий спосіб
