Завершает переговоры торжественный прием.
Особенности подготовки переговорных комнат
Переговоры, деловые встречи и совещания (далее по тексту «переговоры») проводятся в специально отведенном и приспособленном для этого помещении.
Список помещений в здании организации, разрешенных для проведения переговоров, разрабатывается административно-хозяйственной службой совместно со службой протокола и утверждается руководителем организации. Встречи и беседы «один на один» проводятся в кабинете руководителя организации.
Обстановка переговорных комнат должна быть выполнена в стиле минимализма и не должна содержать лишних элементов, отвлекающих внимание. Оконные проемы должны иметь регулируемые жалюзи или занавеси, позволяющие полностью закрывать оконные проемы.
Проекционный экран (маркерная доска, флипчарт) должен быть размещен таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим. Вся мебель переговорной должна быть выдержана в едином стиле.
Высота рабочей поверхности стола для переговоров должна составлять не менее 725 мм. Поверхность рабочего стула или кресла должна быть полумягкой, с неэлектризуемым воздухопроницаемым покрытием. Количество стульев в переговорной комнате должно быть на 1–2 больше, чем запланированное число участников. Расстояние между сидящими за столом переговоров должно быть не менее 50 см. Расстояние от края стола до стены должно быть не менее 90 см.
Рекомендуемые параметры микроклимата в переговорных комнатах[30]
На столе заранее рекомендуется расставить информационные таблички с указанием фамилии, имени и отчества участников переговоров. В зависимости от темы встречи на табличке может быть указана должность участника или название компании, которую он представляет. В случае приема иностранной делегации информационные таблички готовятся на языке ведения переговоров. Оптимальный размер информационной таблички – 21×10 см.
На столах должны быть письменные принадлежности: шариковые ручки, карандаши, листы бумаги формата А4 или удобные блокноты для записей. Рекомендуется использование канцтоваров с фирменной символикой организации. Для каждого участника переговоров следует подготовить комплект документов по теме встречи. Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, документы должны быть подготовлены на языке ведения переговоров.
Питьевую воду ставят группами по 3 бутылки воды объемом не более 0,5 л: 2 бутылки с обыкновенной водой и 1 бутылка с газированной водой по всей длине стола. Вода должна быть столовой, лечебно-минеральная вода – запрещена. Бутылки с водой должны быть повернуты этикетками к сидящим за столом участникам переговоров. Этикетки должны быть неповрежденными.
Рядом с бутылками воды на кружевной салфетке или специальном сете выставляются стеклянные стаканы, повернутые дном вверх или в целях безопасности стаканы можно поставить
ГОСТ 30494–2011– Здания и жилые, и общественные. Параметры микроклимата в помещениях.
