предоставить ему список нужных абонентов, а не просить о каждом соединении. Секретарь должен также систематически отслеживать изменения телефонных номеров ваших абонентов и отмечать самое удобное время для звонка.
Кроме того, секретарь должен принимать входящие звонки (выясняя их цель) и отвечать на рутинные вопросы либо переадресовывать звонки по назначению. Если вас нет в офисе или вы не хотите отвечать на звонок, секретарь должен принять сообщение и выяснить, когда лучше перезвонить.
Любителей поболтать следует сдерживать, сказав, что у вас есть лишь несколько минут (и перезванивать им в обеденный перерыв или после окончания рабочего дня, когда они, скорее всего, не отнимут у вас много времени).
Личная производительность
Ниже приводится краткий перечень основных путей повышения вашей собственной производительности.
Входящая корреспонденция
• попросите секретаря остановить поток ненужных поступлений;
• выбрасывайте почтовую макулатуру;
• откажитесь от ненужных журналов;
• переадресовывайте поступления, прежде чем они придут к вам;
• вычеркивайте свою фамилию из внутренних списков рассылки ненужных вам документов;
• попросите секретаря сортировать корреспонденцию:
– срочные действия,
– почта команды,
– ответить или принять меры,
– только к сведению;
• просматривайте корреспонденцию периодически;
• бегло просматривайте и выбрасывайте ненужную;
• отбирайте корреспонденцию «к действию»;
• откладывайте корреспонденцию «прочесть… когда-нибудь»;
• цель – работать с входящими документами только один раз.
Эффективное чтение
• предварительно просматривайте длинные доклады, читая резюме, выводы/рекомендации и пробегая глазами таблицы/графики;
• читайте глазами – не произносите про себя:
– бегло просматривайте и пропускайте ненужное;
• работая с таблицами:
– читайте заголовки,
– горизонтальные строки,
– ищите ключевые цифры,
– пропускайте очевидное,
– читайте сноски.
Сокращение личного архива
• используйте корзину для мусора;
• сохраняйте только адрес/номер телефона;
• пользуйтесь централизованной базой данных компании/ команды;
• храните корреспонденцию в хронологическом порядке;
• толстые доклады держите отдельно;
• используйте разделительные вставки;
• проводите чистки и сдавайте в архив
• или выбрасывайте.
Продуктивные
