финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
Документы при регистрации делятся на группы, каждая из которых регистрируется отдельно – такими документами могут быть приказы по основной деятельности и по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и др. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов и индекс по номенклатуре дел.
Для внутренних документов применяется простая порядковая нумерация.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль над исполнением документов. Необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль над исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку.
Приведем следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
1) автор (корреспондент);
2) название документа;
3) дата выписки документа;
4) индекс документа;
5) дата поступления документа (для входящих документов);
6) индекс поступления документа (для входящих документов);
7) заголовок документа или его краткое содержание;
8) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
9) срок исполнения;
10) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);
11) номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен такими, как:
1) исполнители;
2) расписка исполнителя в получении документа;
3) ход исполнения;
4) приложения и др.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим
