lässt sich schon mit „Bordmitteln“ lösen. Konkrete Tipps zu Apps finden Sie dann auf meiner Website. Ich habe diese Hinweise durch die nebenstehende Illustration markiert.
Im Alltag erprobt
Wie schon „Für immer aufgeräumt“ enthält „Für immer aufgeräumt – auch digital“ nur Tipps, die wir und unsere Kunden im Alltag erprobt haben. Diese Tipps stiften Nutzen, so wie es alle, die uns bereits kennen, von unseren Seminaren, Vorträgen und vor allem von unseren Umsetzungsberatungen gewohnt sind.
Folgen Sie den Ideen dieses Buches, ergeben sich diese Effekte:
Mit Freude darüber, dass Sie die alltäglichen Herausforderungen schon ab heute souveräner bewältigen können, sendet aufgeräumte Grüße
Ihr Jürgen Kurz ([email protected])
Selbsttest
Finden Sie heraus, wo Sie stehen
Bevor Sie dieses Buch lesen, können Sie den folgenden Selbsttest machen. Er verschafft Ihnen einen ersten Überblick darüber, wie gut Sie Ihre digitale Arbeit bisher organisiert haben und wo Sie vielleicht noch Nachholbedarf haben.
Bitte beantoweten Sie die Fragen mit „Ja“ oder „Nein“
| 1. | Für die eigene Ablage gibt es klare Spielregeln (was wird digital und was in Papierform abgelegt). |
| 2. | Eine ungewollte Mehrfachspeicherung von Dateien wird vermieden. |
| 3. | Dokumente werden immer mit einem eindeutigen Dateinamen (z. B. mit Datum) abgespeichert. Es ist sichergestellt, dass stets die aktuelle Version identifiziert werden kann. |
| 4. | Regelmäßig verwendete Dateien wie Telefonverzeichnis, Kostenstellenplan etc. sind so abgespeichert, dass die Zugriffszeiten unter einer Minute liegen (z. B. durch Unterverzeichnis mit Datei-Verknüpfungen). |
| 5. | Der Desktop ist so organisiert, dass er entweder frei ist oder die dort gespeicherten und verlinkten Dokumente und Programme übersichtlich und logisch angeordnet sind. |
| 6. | Passwörter und Login-Daten zu Webseiten sind sicher verwahrt und trotzdem immer sofort zur Hand. |
| 7. | Es gibt keine Beeinträchtigung der Arbeitsleistung durch fehlendes Druckerpapier, Tonermangel oder technische Mängel wie zum Beispiel unzureichende EDV-Ausstattung, Computerabstürze etc. |
| 8. | Akustische und optische E-Mail-Empfangssignale sind deaktiviert. Das gilt auch für mobile Geräte (Tablet, Smartphone etc.). |
| 9. | E-Mails werden mehrmals täglich im Block abgearbeitet. |
| 10. | E-Mails werden nach einer der folgenden fünf Möglichkeiten verarbeitet (und nicht nur gesichtet): löschen, weiterleiten, archivieren, bearbeiten oder terminieren. |
| 11. | Bei Arbeitsende ist der E-Mail-Posteingang verarbeitet oder leer. |
| 12. | Aufgaben und Termine aus E-Mails werden systematisch in das Wiedervorlagesystem eingepflegt und termingerecht erledigt. |
| 13. | Für den Umgang mit E-Mails existieren von allen eingehaltene, klare E-Mail-Spielregeln (z. B. Umgang mit dem CC-Feld, klare Betreffzeile, 1 Thema pro E-Mail, Autosignatur, Verteilerkreis so klein wie möglich etc.). |
| 14. | Alle relevanten E-Mails (intern und extern) werden termingerecht oder innerhalb einer gemeinsam vereinbarten Antwortzeit beantwortet (z. B. 2 Arbeitstage). Wo dies nicht möglich ist, erfolgt eine Zwischeninfo. |
| 15. | Es gibt klare Vertretungsspielregeln (Vertreterinfo, Einrichtung Abwesenheitsfunktion in Outlook, Umstellung Telefon etc.). Alle Mitarbeiter halten sich an diese Spielregeln. |
| 16. | Zugriffsrechte auf Dateien und E-Mails sind für den Vertretungsfall sichergestellt. |
| 17. | Gemeinsam genutzte Dateien (z. B. Projektdaten) werden nach einer eindeutigen Struktur abgespeichert. Eine unerwünschte Mehrfachspeicherung wird somit vermieden. |
| 18. | Auf jedem internen (und externen) Dokument stehen Dateiname und Pfad. |
| 19. | Jeder Mitarbeiter kennt und findet alle Dokumente, E-Mails, Vorlagen, Dateien etc., die er zur Erledigung seiner Aufgaben braucht, stets innerhalb einer Minute. |
| 20. | Ein ortsunabhängiger und sicherer Zugriff auf relevante Daten ist gewährleistet (E-Mails, Kontakte, Termine, Dokumente, Präsentationen, Bilder etc.). Die Synchronisation der Daten findet automatisch statt. |
| 21. | Alle Mitarbeiter nutzen ein zentrales Adressverzeichnis. Die Kontaktdaten sind gepflegt und frei von Dubletten. Der Zugriff ist auch mobil möglich. |
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