und lenkt Sie nicht ständig von Ihrer Hauptaufgabe ab. Ablagekörbe und Hängeregistraturen sind praktische Werkzeuge, um gleichartige Dinge zu sammeln. Achten Sie jedoch darauf, dass diese nicht überhand nehmen und demotivierend werden. Zusammenfassen bedeutet nicht, Aufgaben über Wochen hinweg zu bündeln, bis Sie einen riesigen Berg gleichartiger Objekte zu bearbeiten haben. Zusammenfassen bedeutet, regelmäßig Blöcke einheitlicher Aufgaben und Angelegenheiten zu bearbeiten, um durch die Zusammenlegung Synergien zu realisieren.
Delegieren
Nutzen Sie so oft wie nur möglich die Gelegenheit, Aufgaben zu delegieren, die Sie nicht zwingend selbst erledigen müssen. Sie müssen dafür kein Manager sein. Delegation und Arbeitsteilung ist Merkmal jeder erfolgreichen Gruppeninteraktion.
Delegieren – privat und beruflich
Gerade in guten Teams oder in einem guten Familienleben kann jeder gewinnen, wenn jemand etwas für einen anderen miterledigt. Es ist das Prinzip der Synergie, das nicht nur im betriebswirtschaftlichen Sinne zu verstehen ist, sondern auch für Ihr Leben im Kleinen und die Interaktion in der Familie gilt.
Um effektiv delegieren zu können, müssen Sie vor allen Dingen lernen, abgeben und loslassen zu können. Verabschieden Sie sich von dem Glauben, lieber alles selbst machen zu wollen. Sicherlich wissen Sie dann, welche Qualität Sie vom Ergebnis erwarten können. Früher oder später sind Sie aber als Führungskraft oder Familienmitglied ausgelastet und überfordert, wenn Sie alles selbst machen wollen. Haben Sie Vertrauen in Ihre Mitmenschen, seien es Kollegen, Freunde oder die eigenen Kinder. Auch sie können eine Aufgabe zu aller Zufriedenheit erledigen. Geben Sie eine Aufgabe mitsamt der Kompetenzen und Verantwortung ab. Das bedeutet auch, dass Sie Entscheidungsspielräume lassen. Wenn Sie Ihren Kindern den Auftrag zum Einkaufen geben, geben Sie die ungefähre Richtung vor, zum Beispiel.„Bring doch irgendeinen leckeren Käse und etwas Gemüse mit, auf das du Lust hast.“ Machen Sie eine für Sie lästige Routineaufgabe für andere zur Herausforderung. So sparen Sie Zeit, helfen Kindern oder Mitarbeitern bei der Entwicklung und lassen durch Wachstum des Individuums die Gruppe oder Familie als Ganzes wachsen.
Delegieren ist eine Schlüsselkompetenz erfolgreichen Zeitmanagements und erfolgreicher Manager. Nutzen Sie diese Erkenntnis konsequent in der Praxis, um Zeit zu sparen und sich für wichtige Dinge freizumachen (Kapitel 4.4.).
Motivation und Belohnung für Erfolge
Motivation zur Arbeit
Wenn Sie eine Aufgabe effizient erledigen wollen, brauchen Sie einen möglichst starken Antrieb. Wenn Sie wissen, wozu Sie etwas machen, können Sie alle Kraftreserven auf die Zielerreichung fokussieren. Zu wissen, wo es langgeht, steigert die Motivation und setzt Energien frei. Stephen R. Covey beschreibt diesen Effekt im Prinzip „Begin with the end in mind“. Nutzen Sie Ihre Vorstellungskraft, um sich das Ziel einer Aktivität bildlich auszumalen. Desto konkreter Ihre Vorstellung, Ihr Bild vom Zielzustand, umso motivierender ist das Ziel (Kapitel 1.2.).
Belohnen Sie sich
Haben Sie das Ziel einmal erreicht, sorgen Sie für eine Belohnung. Belohnen Sie sich dafür, das erreicht zu haben, was Sie sich vorgenommen haben. Diese Belohnung können Sie ruhig schon vor der Zielerreichung festlegen, auch das setzt Motivationsenergie frei – schließlich sind Menschen anreizgesteuert. Je höher Ihre Motivation und der Wille, eine Aufgabe abzuschließen und ein Ziel zu erreichen, sind, umso schneller und „gezielter“ werden Sie daran arbeiten. Dies führt zu einer Effizienzsteigerung in Ihrem Handeln und damit letztlich zur Zielerreichung in weniger Zeit.
Ist Ihre Aufgabe erfolgreich beendet, können Sie ohne ein schlechtes Gewissen Ihre Belohnung genießen. Zelebrieren Sie Ihren Erfolg und machen Sie aus der Belohnung ein Fest. Dies gilt für Sie selbst, aber auch für andere, beispielsweise wenn Sie Ihre Mitarbeiter motivieren. Lassen Sie sich die Belohnung auf keinen Fall nehmen, auch wenn die Zeit aufgrund nachfolgender Aktivitäten noch so eng scheint. Durch ein Ausbleiben verschenken Sie sonst wertvolle Motivation und Regeneration. Ganz im Sinne der „lohnenden Pause“ holen Sie die durch ein bewusstes Auskosten der Belohnung aufgewendete Zeit später mehr als auf. Insofern ist die Belohnung nicht nur wichtig für das Abschalten und Regenerieren sowie Fördern und Aufrechterhalten von Motivation, sondern auch für ein effektives Zeitmanagement und ein zufriedenes Leben.
Vereinfachen
„Keep it smart and simple“
Ein bedeutender Zeitsparer ist das „Vereinfachen“. Vereinfachen Sie Dinge, wenn irgend möglich und machen Sie es sich mit neuen Dingen möglichst einfach. Die Amerikaner subsumieren das unter der berühmten KISS-Formel: „Keep it smart and simple!“ Die Schnelligkeit und vor allem wachsende Komplexität unserer Welt hält genug Herausforderungen bereit. Belasten Sie sich und andere nicht unnötig durch Verkomplizierungen. Die Abschnitte „Telefonieren“ und „Kurzmitteilungen“ weiter hinten beschreiben konkrete Beispiele, wie durch Vereinfachung und Verkürzung von Wegen und Bearbeitungszeiten Raum für Wichtiges oder auch einfach nur Entspannung geschaffen werden kann.
Verabschieden Sie sich von Perfektion
Der in Deutschland seit vielen Jahren als Dauerbestseller gehandelte Titel „Simplify Your Life“ macht diese Philosophie zum Programm. Der Pfarrer Werner Tiki Küstenmacher und Lothar J. Seiwert, „Deutschlands tonangebender Zeitmanagementexperte“ (Focus 1/2000), zeigen in ihrem Buch Wege, wie Sie Ihre Finanzen, Zeit, Gesundheit, Beziehungen, Partnerschaft und schließlich sich selbst vereinfachen. Entperfektionieren Sie sich zum Beispiel, da Perfektion selten erreicht werden kann und viel zu viel Zeit erfordert. Weitere Anregungen basieren alle auf dem Wortspiel mit der Vorsilbe „ent-“, so zum Beispiel entwirren, entstapeln, entrümpeln, entmachten, entfernen, entzaubern, entschuldigen, entfliehen, entlasten, entkrampfen, entschlacken, entspannen, entärgern, entwirren, entzerren oder entscheiden.
Lassen Sie diese Aufzählung wirken und nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Ergebnisse dieser Tätigkeiten auf die Komplexität und Konflikte Ihres Lebens zu übertragen. Überdenken Sie sorgfältig, wo und inwieweit „vereinfachen“ Ihnen nicht nur täglich Zeit spart, sondern Sie auch ausgeglichener und weniger gestresst macht.
Telefonieren
Das Telefon – Fluch und Segen zugleich
Zu lang andauerndes und wenig zielführendes Telefonieren kann ein enormer Zeitfresser bei der täglichen Arbeit und auch zu Hause sein. Doch insbesondere hier gilt: Fluch und Segen liegen nahe beieinander. Telefonieren ist – professionell betrieben – gleichzeitig einer der effektivsten Hebel zum Zeitsparen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, so viele Dinge wie möglich per Telefon zu erledigen. Verzichten Sie wenn möglich auf schriftliche Korrespondenz. Die meisten Dinge sind deutlich schneller am Telefon erledigt, einerseits, was die für die Kommunikation benötigte Zeit angeht, andererseits bezüglich des Klärungszeitpunktes. Schriftliche Kommunikation hat zwar beispielsweise den Vorteil der Belegbarkeit für Akten, gleichzeitig ist aber auch der Nachteil des Phasenverzugs immanent: Zwischen Anfrage und Antwort besteht auf dem schriftlichen Weg immer eine Zeitspanne, die mitunter Ergebnisse deutlich verzögern kann.
Wer schnell kommunizieren möchte und vor allen Dingen schnell eine Antwort benötigt, ist mit dem Griff zum Telefonhörer in den meisten Fällen sehr gut beraten. Gegen die grundsätzlich vorteilhafte E-Mail spricht in diesem Fall nicht nur Phasenverzug, sondern vor allem auch die mitunter inakzeptable Reaktionszeit. In der Flut von E-Mails geht manchem Mitarbeiter und mancher Führungskraft
