und die geplanten Meilensteine zur Umsetzung der Strategie.
Einjähriger Planungshorizont
Folgen wir der Konzepttreppe auf die nächste Stufe, so finden wir das Jahreskonzept. Die meisten Unternehmen richten ihre zentralen Denk- und Planungszyklen auf Jahreszyklen aus (z. B. auf betriebswirtschaftliche Planungssysteme). Daher fußen viele Konzepte auf einem einjährigen Planungshorizont. Jahreskonzepte koordinieren die Aktivitäten bezogen auf das Geschäftsjahr.
Die wohl häufigste Konzeptart ist das Projektkonzept. Es koordiniert die Aktivitäten bezogen auf ein abgegrenztes inhaltliches Thema. Während eine Projektskizze eine grobe Annäherung an ein Thema darstellt, beantworten Projektkonzepte auf dieser Ebene präzise die Fragestellung: Wie kommen wir dahin? Sie beinhalten damit sowohl eine Strategie, wie das spezifische Thema bearbeitet werden soll, als auch konkrete Maßnahmenvorschläge.
Genaue Zeit- und Ressourcenpläne
Die Detaillierungsarbeit endet schließlich im Maßnahmenkonzept mit genauen Zeit- und Ressourcenplänen. Hier werden die Antworten auf die klassische Frage gefunden, die erst jedes Umsetzungsvorhaben wirklich konkret macht: Wer macht was bis wann?
Wir haben nun gesehen, welche unterschiedlichen Arten von Konzepten es gibt und wie unterschiedlich die Anforderungen an Konzepte aussehen können. Es kann demnach keinen allgemeingültigen Standard geben, der für alle Konzeptarten gleichermaßen passt. Dennoch gibt es Leitlinien, die für alle Konzepte relevant sind und eine gelungene Erstellung sichern: In den folgenden zwei Kapiteln werden diese Erfolgsfaktoren der Konzeptarbeit erläutert.
Tipp: Die Konzepttreppe zeigt Ihnen sehr anschaulich: Denken Sie in alle Richtungen!
Konzepte fallen nicht vom Himmel
Der Anstoß, sich mit einem Thema zu beschäftigen, entsteht nicht ohne Bezug und Zusammenhang. Ideen für Konzepte leiten sich häufig von umfassenderen Strategien ab und sollen dementsprechend auch auf diese hinzielen. Für einen besseren Überblick bezüglich eines Vorhabens erklimmen Sie die Stufen der Konzepttreppe nach oben. Beleuchten Sie und fragen Sie aktiv nach, vor welchem Hintergrund der Bedarf an diesem Thema entstanden ist, aus welchen übergeordneten Vorhaben, Strategien oder Konzepten Ihr Auftrag abgeleitet wird und welche weiteren Themen parallel dazu bearbeitet werden. Versuchen Sie diesen Hintergrund abzuklopfen, denn nicht immer denkt der Auftraggeber von sich aus daran.
Tipp: Machen Sie den Fokus weit, damit Sie die ganze Landschaft sehen!
Konzepte benötigen der Konkretisierung, damit sie vom Papier zum Leben und zum Erfolg erweckt werden. Strategien, Ideen und Vorhaben bleiben auf Papier, wenn sie nicht durch Maßnahmenpakete präzisiert und terminiert werden. Zur Konkretisierung eines Vorhabens folgen Sie den Treppenstufen nach unten.
Tipp: Fokussieren Sie Ihren Blick, damit Vorhaben zu konkreten Handlungen werden!
2.4 Warum scheitern so viele Konzepte?
Wie oft haben Sie schon erlebt, wie mit großem Schwung und großen Worten Themen angeschoben, konzeptionelle Ausarbeitungen in Auftrag gegeben und pilotiert wurden – und dann versandeten? Mit Ihren Beobachtungen stehen Sie übrigens nicht alleine da: Denn 70 Prozent der Konzepte scheitern.
Gründe für das Scheitern von Konzepten
Kommunikation ist entscheidend
Schaut man sich die in der Abbildung dargestellten Gründe für das Scheitern von Konzepten an, so erkennt man die größten Hürden zum Erfolg deutlich: „Unklare Ziele“ und „Mangelnde Kommunikation mit dem Auftraggeber“ (Mehrfachnennungen waren bei dieser von mir durchgeführten Befragung möglich). Mit etwas Abstand folgen dann die Themen „Mangelndes Stakeholdermanagement“ und „Fehlendes Commitment vom Topmanagement“. Das sind alles Kommunikationsthemen: Sie betreffen zum einen die direkte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und zum anderen die Kommunikation in das Unternehmen hinein. Bemerkenswert ist, dass diese Abstimmungsthemen, die ja vergleichbar einfach zu bewältigen sind, weit vor den Themen mangelnder Ressourcen und zu hoher Anforderungen liegen.
Ergebnisse von Studien aus dem themennahen Bereich des Projektmanagements (Schwerpunkt im Projektmanagement ist mehr die Steuerung als die thematische Erarbeitung eines Themas) bestätigen diese Erkenntnisse und benennen ebenfalls nicht abgestimmte Ziele und unklare sowie unregelmäßige Kommunikation als wichtigste Gründe für Misserfolg. Die gute Nachricht ist, dass diese Faktoren sowohl vonseiten des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers steuerbar sind. Mit einem geschärften Bewusstsein für die Prozesse und Stolpersteine und etwas Handwerkszeug lassen sich diese Misserfolgsfaktoren einfach in Erfolgsfaktoren für Konzepte und Projekte umwandeln.
Die Grundlage dafür legen Sie übrigens gleich zu Beginn Ihrer Arbeit vor allem im Auftragsklärungs- bzw. Zielgespräch. Was Sie dabei berücksichtigen sollten und wie Sie vorgehen können, damit Ihr Konzept erfolgreich wird, erfahren Sie in Kapitel 3.1.
2.5 Kriterien für gelungene Konzepte
Dem ZEBRA-Prinzip folgen
Konzepte sind äußerst vielfältig – aber gute Konzepte, die Aussicht auf eine erfolgreiche Umsetzung haben, folgen generell dem ZEBRA-Prinzip.
Das ZEBRA-Prinzip
Gelungene Konzepte sind:
Zielorientiert
Empfängerorientiert
Beherzt auf den Punkt gebracht
Realistisch geplant
Auslöser für Aktivitäten
Tipp: Nutzen Sie den „Zebrastreifen“ zur Entwicklung eines Erfolg versprechenden Konzeptes!
Gelungene Konzepte sind zielorientiert
Ein gemeinsames Ziel verständnis
Arbeiten Sie die Ziele präzise heraus. Sie bilden die Grundlage Ihrer Arbeit und stellen den ersten Schritt auf dem Weg zum Ziel und zum Finale dar. Sorgen Sie dafür, dass nicht nur Sie und Ihr Auftraggeber, sondern alle Beteiligten zu Beginn der Arbeit ein gemeinsames Zielverständnis haben. Sorgen Sie für Abstimmungstermine, um die Zielerreichung zu überprüfen und auch bei Änderungen der Ziele, der Rahmenbedingungen und sonstigen Wäg- oder Unwägbarkeiten weiterhin zielorientiert vorgehen zu können. Denn: Nicht immer ist die Zielgerade eine Gerade.
Gelungene Konzepte sind empfängerorientiert
Selbst die treffsichere Herausarbeitung des Zieles und die systematische Erarbeitung der Inhalte sind keine Garantien für ein erfolgreiches
