сад и не школа, проблемы не снимаются путем отсылки сотрудников в угол или еще куда подальше. Без совещаний остается надеяться на план. Но и в самом лучшем плане невозможно предусмотреть все обстоятельства, влияющие на ход работ. Рассчитывать на планирование как на панацею от провалов и гарантию дружной работы, нет оснований.
Есть масса актуальных вопросов, например, таких как координация работ, решение сложных проблем, распределение ресурсов, поиск выхода из кризисных ситуаций, которые в одиночку не могут быть разрешены одним, пусть даже гениальным генеральным директором. Надо встречаться, обсуждать, договариваться, вырабатывать, принимать, исполнять и контролировать управленческие решения. Для этого и нужны совещания, как незаменимый инструмент руководителя для опосредованного управления сотрудниками. Кроме того, при прямом управлении теряется целостность команды, никто не знает, чем занимаются смежные подразделения. Получается, что каждый действует в одиночку.
Поэтому от совещаний не только нельзя избавиться, но и нет необходимости бороться с ними. Следует лишь правильно определить им место в схеме управления предприятием и обеспечить высокий уровень, эффективность и результативность совещаний.
Единое информационное пространство служебных совещаний
Признавая служебные совещания как важный институт управления компанией и площадку для выработки и принятия управленческих решений, следует считать, что эффективная работа сотрудников на совещаниях и вне требует наличия единой для всех информационной основы. Уточним, с учетом требований информационной безопасности на каждом уровне управления.
Даже обыкновенная папка, содержащая повестки дня и протоколы совещаний, открытая для доступа участникам совещаний, позволит в значительной мере поднять уровень организации и повысить эффективность этих мероприятий. В компании также можно создать простую информационную базу для документов совещаний, с детализацией и поиском по протоколам, датам, участникам, поручениям, рассматриваемым вопросам и т. д. По мере накопления записей в этой БД, ее ценность будет только возрастать, поскольку руководство и сотрудники, используя БД совещаний, могут быстрее и с меньшими потерями готовить и отрабатывать вопросы собственной управленческой деятельности.
Функции планирования совещаний позволяют сформировать единый для предприятия и его подразделений график (календарь) проведения совещаний, при необходимости, с указанием ключевых – основных вопросов повестки дня. Это позволяет руководителям и рядовым сотрудникам лучше планировать свое время и более четко координировать совместные работы.
Перечень справочников (если есть система автоматизации совещаний) позволяет ввести и поддерживать единые для всей организации классификаторы, а средства автоматизации обеспечивают своевременное информирование участников совещаний о ходе выполнения работ, заданий и поручений.
