tę kwotę w koszty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Zgodnie z § 14 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik powinien uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. W przypadku więc zakupu materiałów biurowych przepis wymaga udokumentowania zakupu co najmniej odpowiednio opisanym paragonem.
PRZYKŁAD:
Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą na terytorium Niemiec czy Austrii na zakup paliwa, które są udokumentowane paragonem fiskalnym, mogą zostać ujęte w prowadzonej dla celów tej działalności podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jako koszt uzyskania przychodów zgodnie z treścią § 14 ust. 5 ww. rozporządzenia, o ile paragon ten zawiera datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, ilość, cenę jednostkową oraz wartość za jaką dokonano zakupu, a także zostanie uzupełniony przez umieszczenie na odwrocie nazwiska Wnioskodawcy (nazwy zakładu), jego adresu oraz rodzaju (nazwy) zakupionego towaru. Za koszty uzyskania przychodu nie mogą zostać natomiast uznane wydatki na nabycie narzędzi, udokumentowane paragonami fiskalnymi.
Powyższe uprawnienie, wynikające z § 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie dotyczy bowiem wydatków poniesionych tytułem innych wydatków, niewymienionych w tych przepisach 8.
4.4. Dokumenty będące podstawą korekty kosztów
Ogólnie rzecz ujmując, obecnie kosztem uzyskania przychodu nie może być wydatek, który ujęto w kosztach, lecz nie został opłacony i minęło:
● 30 dni od upływu terminu płatności, lub
● 90 dni od daty wystawienia faktury – w przypadku terminów płatności dłuższych niż 60 dni.
Jeżeli upłynął jeden z terminów wymienionych powyżej, to koszty trzeba zmniejszyć o kwotę zaległej płatności. Jeśli nie ma kosztów do pomniejszenia, to trzeba zwiększyć przychody za ten okres. Natomiast po dokonaniu zapłaty, ponownie zwiększamy koszty za okres przypadający na termin dokonania płatności.
Jak wskazano wcześniej, w związku z wprowadzeniem konieczności korekty kosztów z powodu nieterminowego regulowania zobowiązań, w katalogu dowodów księgowych dla celów zapisów w PKPiR pojawiły się nowe dokumenty:
1. dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów, zawierające co najmniej:
a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów),
b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) – wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym,
c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów (zwiększa przychody),
d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
2. dowody zwiększenia kosztów, zawierające co najmniej:
a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów uzyskania przychodów,
b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) – wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym,
c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
d) wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
e) podpis osoby sporządzającej dokument.
Dowód zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów może wyglądać np. tak:
..................................... (miejscowość, data)
(dane podatnika)
Na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w miesiącu ............ ............r.:
a) koszty uzyskania przychodów podlegają zmniejszeniu o kwotę ......................................., w kolumnie ..................................... księgi,
b) przychody podlegają zwiększeniu o kwotę ............................., w kolumnie 8 księgi.
Zmniejszenie kosztów/zwiększenie przychodów* następuje w związku z nieuregulowaniem kwoty .......................................................... zł wynikającej z ............................................................................................................
(dokument będący podstawą do zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów)
............................................................
(podpis osoby sporządzającej)
* niepotrzebne skreślić
Nowy przepis rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje też sposób dokonywania korekty kosztów. Według niego zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 24d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dokonuje się poprzez wpisanie kwoty zmniejszenia ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
Ponadto, zgodnie z dodanymi9 przepisami, zapisy w księdze dotyczące zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) oraz zwiększenia kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym, są dokonywane na podstawie powyższych dowodów, w terminach określonych w przepisach art. 24d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zapisów w PKPiR dotyczących zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym można dokonywać na koniec każdego miesiąca, w terminie do 20 dnia kolejnego miesiąca, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień dowodów zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów. Zestawienie takie powinno zawierać: numer kolejny wpisu, numery i daty tych dokumentów i wynikającą
Zob. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 3 grudnia 2013 r., nr IBPBI/1/415-908/13/AP.
Przez rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 kwietnia 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2013, poz. 551).
