то допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организаций.
Регистрация
Регистрация документа представляет собой присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе, после чего в журнале, на карточке или в компьютере отмечаются краткие данные о документе. Регистрация обеспечивает сохранность документов, оперативный поиск, учет и контроль.
Регистрация документов и заполнение регистрационно-контрольных карточек по ним проводятся в день их поступления.
Сегодня используются три системы регистрации документов:
централизованная – при которой регистрацией всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом;
децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;
смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется. Большое значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Практически каждое учреждение само определяет круг таких документов. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения.
Как правило, к числу документов, не требующих регистрации, относятся рекламные извещения и проспекты, различного рода документы, присылаемые для сведения, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты и письма, письма с пометкой «лично», периодические издания (газеты, журналы, брошюры) и др.
В перечень включаются не только эти виды документов, но и документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации.
Так, формы периодической бухгалтерской отчетности, акты ревизий и др. могут регистрироваться в бухгалтерии; формы статистической отчетности по кадрам, – в отделе кадров; арбитражные дела – в реестрах арбитражных дел. Таким образом, в перечень включаются документы, которые нуждаются либо только в учете, либо в контроле за фактом поступления и не являются, объектом для наведения справок службой делопроизводства. Отработанный и апробированный перечень можно включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.
Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой, делопроизводства, на каждом документе, поступившем
