другим компетентным работником фирмы. Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему точную дату и время, когда его примет руководитель. Если посетитель настаивает на ином варианте, удобном для него, времени, секретарь выясняет, может ли руководитель перенести прием на желаемое посетителем время, и сообщает последнему дату и часы приема.
Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует по таким обстоятельствам, как болезнь, срочная командировка и т. п., то секретарь должен извиниться, объяснить причину его отсутствия и договориться о времени, на которое переносится прием. Секретарь также может предложить посетителю, чтобы его принял другой компетентный сотрудник.
Организуя приём командированных работников, секретарь должен выяснить, по какому вопросу они прибыли, узнать, обеспечены ли они гостиницей, и при необходимости помочь им решить проблемы с проживанием, а также отметить командировочные удостоверения.
В случае прибытия делегации секретарь должен позаботиться о выделении сотрудника, которму надлежит ее сопровождать.
По просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай или кофе. При этом необходимо соблюдать следующие элементарные правила:
– посуда (кофейные чашки с блюдцами, десертные тарелки, чайные ложки, сахарница) должна быть идеально чистой;
– кофе и чай следует приготовить в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет руководителя на подносе;
– в таких случаях обязательны салфетки – несколько штук в специальном держателе в расчете на всех присутствующих с небольшим, но при этом достаточным запасом.
Можно предложить посетителям или посетителю самостоятельно взять чашки с подноса. Однако если секретарь принял решение или по тем или иным вынужден расставлять чашки сам, то начинать ему следует с женщин, причем со старшей по возрасту. Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода – в таком случае кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии. К кофе и чаю можно подать пирожные, печенье, конфеты. Кроме кофе и чая (или вместо них) можно поставить на стол бутылки с минеральной водой и стаканы, а также положить на стол ключ для открывания бутылок.
Чай или кофе нельзя наливать в чашки до самого верхнего края – наполнять их следует с таким расчетом, чтобы всегда можно было положить кусочек лимона или добавить немного сахару.
Обычно руководители прием посетителей по личным вопросам проводят в определенные дни. Причём, секретарь должен предупредить всех сотрудников, которые могут понадобиться руководителю во время приема, чтобы они были на рабочих местах и при необходимости смогли бы помочь ему. В случае длительного отсутствия руководителя прием по личным вопросам должен проводить работник, исполняющий обязанности руководителя. Кстати, секретарь должен довести до сведения всех сотрудников фирмы часы приема
