у нас 24 магазина. Стало быть, ежедневно 24 управляющих сформируют вручную отчет сначала в торговой программе, затем импортируют его в электронные таблицы, вычитают и по электронной почте направят в офис.
Затем кто-то, очевидно, будет обрабатывать все эти файлы и сводить их. Тогда имеем следующие фактические данные.
В магазине надо:
1. Зайти в торговую программу и найти меню
2. Сформировать отчет (в том числе, подождать пока он сформируется)
3. Импортировать отчет в электронные таблицы
4. Проверить визуально импорт
5. Сохранить файл в электронные таблицы
6. Сформировать письмо (из шаблона)
7. Прицепить файл
8. Отправить файл
Предположим, это займет ~ 5 минут. Тогда в месяц = 110 минут
Все управляющие: 110 * 24 = 2640 мин = 44 часа.
Всего год: 528 часов = 3.13 оплаченных месяца работы одного управляющего на 1-й лишней процедуре.
Теперь оценим трудоемкость получателя:
Надо глазами квалифицированно сверить большие таблицы – файлы (с большим количеством данных неформатированных и выгруженных из торговой программы). (Причем файлы из магазинов не приходят одновременно, и может получиться так, что одни магазины прислали вчерашние отчеты, а другие – вчерашние и позавчерашние; и все это в разное время).
Затем надо обработать их всех и свести. Хотите верьте, хотите – нет, но такая работа может поглотить весь день данного сотрудника. И, поскольку у него есть еще иная работа, то итоги переползут на следующий день, поэтому возьмем трудоемкость в ~ 1,5 человеко-дня. Т.к., это ежедневный отчет, то получается 1 год оплаченной работы 1,5 квалифицированных специалистов.
На самом деле, данная работа фактически не будет выполняться (хотя – увы – будет оплачиваться), т.к. ежедневные отчеты будут наслаиваться друг на друга, и отставание обработки от поступления новых порций будет суммироваться и нелинейно увеличиваться каждый день. И в итоге такая работа будет брошена, несмотря на то, что отчеты будут присылаться. Почему тот, кто инициировал такую работу, не подумал об этом?
Годовые потери, которые понесет фирма только на заработной плате в связи с деятельностью, результат которой не достигается, а работа делается («холостой ход»), составит около 200 000 (двухсот тысяч) долларов – на одном лишнем отчете.
Поэтому «не подумать самому, а запросить лишнее» – это не только невежливость, это прямой ущерб, который, как бы, не виден, но от этого не перестает быть ущербом.
А теперь примите во внимание, каким поглотителем времени и распылителем средств является тот, кто, вопреки изложенным здесь принципам, вместо выполнения своего задания, запускает «веерное обсуждение» или «производит ленивые вопросы промышленным способом».
Опытные Коллеги скажут: «Послушайте, автоматизировать
