das Meeting wirklich notwendig oder gibt es andere Möglichkeiten? Geht es beispielsweise nur darum, Informationen weiterzugeben, dann können Sie auch eine eMail oder ein Memo verfassen, worin das Wichtigste steht, das ist wesentlich ökonomischer und spart Zeit.2 Haben Sie die richtigen Teilnehmer eingeladen, die einen inhaltlichen Input geben können und auch Entscheidungen treffen können? Halten Sie die Anzahl der Teilnehmer generell klein. Überlegen Sie also genau, wer wirklich dabei sein muss. Sie können Teilnehmer auch gezielt zu einzelnen Tagesordnungspunkten dazuholen.
3 Bereiten Sie Meetings stets sorgfältig vor. Dazu gehören die Planung der Räumlichkeit, ausreichende Sitzgelegenheiten, Visualisierungsmöglichkeiten, funktionierendes technisches Equipment, eine schriftliche Tagesordnung mit Zeitangabe der Tagesordnungspunkte, die Planung des Termins und die rechtzeitige Einladung der Teilnehmer.
4 Machen Sie sich möglichst im Vorhinein mit den für Sie wichtigsten Tagesordnungspunkten des Meetings vertraut. Was ist Ihr Beitrag? Geht es um Information, Problemlösung oder Entscheidung bei den einzelnen Themen?
5 Machen Sie sich und den Teilnehmern klar, was Ihre Ziele bei dem Meeting sind, und agieren Sie während des Meetings zielorientiert.
6 Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen. Auf welche Weise das geschieht, ist eine Frage Ihres Führungsstils beziehungsweise Ihrer Moderation. Wichtig ist, dass das Meeting zum Austausch, zu einer Diskussion beziehungsweise einer Problemlösung beiträgt.
7 Sie als Moderator des Meetings sind dazu da, dass das Ziel des Meetings nicht aus dem Fokus gerät. Wenn Sie beobachten, dass Beiträge vom Thema wegdriften, machen Sie höflich, aber bestimmt darauf aufmerksam. Sagen Sie etwa: „Herr Meier, was Sie sagen, ist sicher wichtig. Lassen Sie uns jedoch zu unserem Kernpunkt zurückkehren…“
7 Tipps zur Nachbereitung des Meetings
Nach dem Meeting ist vor dem (nächsten) Meeting. Daher gehört zu jedem Meeting auch eine ebenso gute Nachbereitung – mit Protokoll, Feedback und Auswertung. Wenn es darum geht, Ihr Meeting nachzubereiten, finden Sie hier 7 Tipps.
1 Nutzen Sie die Möglichkeit des Themenspeichers. Wenn in der Diskussion Aspekte genannt werden, die aus zeitlichen beziehungsweise thematischen Gründen nicht behandelt werden können, dann schreiben Sie diese sichtbar auf ein separates Flipchartblatt mit der Überschrift ›Themenspeicher‹.
2 Strukturieren Sie einzelne Abschnitte durch Ihre Zusammenfassungen und Überleitungen: „Wir haben nun, denke ich, die wichtigsten Punkte zum Thema… gehört. Was daraus folgt, ist die Frage, wie wir damit umgehen können…“
3 Kein Meeting ohne Ergebnisprotokoll. Kurz und knapp erfolgt hier die Beantwortung der Fragen wer macht was mit wem bis wann.
4 Sie können die nötige Zeit für Ihre Meetings massiv reduzieren, indem Sie aus einem Meeting eine ›Stehung‹ machen. Nehmen Sie für Ihr nächstes Meeting einfach Bistrotische anstatt der bequemen Konferenzstühle, und die Durchführungszeit sinkt deutlich – bei gleicher Ergebnisqualität.
5 Schaffen Sie die Möglichkeit für ein Rücksprachesystem, sodass Sie sich mit Ihren Mitarbeitern auf regelmäßiger Basis im Vieraugengespräch austauschen.
6 Bitten Sie die Teilnehmer um Feedback und erläutern Sie auch selbs, was beim nächsten Mal besser laufen könnte.
7 Erstellen Sie daraus eine Agenda für das gemeinsame Meeting.
Dieser Text stammt aus dem Buch "Führung kompakt: Die 15 Führungstools, die wirklich funktionieren (2014)" von Matthias K. Hettl, veröffentlicht bei BusinessVillage Verlag, und wurde uns zum Abdruck überlassen.
Kreatives Management: Gruppendynamik nutzen
// Von Wolfgang Traub
Wenn man sich fragt, warum die Zusammenarbeit in Teams häufig scheitert, dann liegt das in der Regel an der Gruppendynamik. Und zwar von Anfang an, gleich wenn das Team zum ersten mal aufeinander trifft.
Gruppendynamik beginnt beim ersten Treffen
Schon beim ersten Zusammentreffen des Teams beginnen gruppendynamische – manche sagen dazu auch „gruppenhydraulische“ – Prozesse.
Rang- und Hackordnungen werden ausgetestet, Positionen aller Art werden besetzt, verteidigt und herausgefordert, Allianzen werden geschmiedet, Untergruppen gebildet – und das geht so lange weiter, bis der Mikrokosmos dieser Gruppe seine Ordnung gefunden und jeder seinen Platz in der Gruppe hat.
Auch danach laufen solche Prozesse weiter, denn jetzt wollen Positionen verbessert werden und so weiter. Das ist nicht sehr professionell, aber sehr menschlich und vor allem: unausweichlich.
Die rationale Führung unterdrückt solche Prozesse
Eine rein rational-instrumentale Führung mit starren Aufgabenverteilungen und strengen Hierarchien wird diese menschlichen Herausforderungen – ebenso wie eine komplexe Sicht der Teamstruktur – als Störungen wahrnehmen und entsprechend bekämpfen.
Diese Prägungen und die damit verbundenen Verhaltensweisen innerhalb einer Gruppe lassen sich mit Disziplin, Sanktionen und einem beachtlichem Zeitaufwand sogar auf ein Minimum reduzieren – aber in den Köpfen geht es weiter und unterschwellig werden die Positionskämpfe weiterhin ausgetragen werden.
Kreative Führung erkennt die Potentiale
Eine kreative Führung dagegen wird darin Potenziale erkennen und versuchen, diese nutzbar zu machen. Gruppendynamik lässt sich durch kluge Führung eindämmen und sogar instrumentalisieren.
Dazu muss die Führung flexibel sein und Prozessen der Bildung von Teamgeist und Teamstruktur Raum geben. Sie muss über eine glaubwürdige Autorität verfügen und die Bindung und Motivierung der einzelnen Teammitglieder ständig im Auge behalten und fördern.
Die Dynamik des Teams in Stärke ummünzen
Diese Dinge sollten jedem, der ein Team führt, mindestens bewusst sein, besser natürlich sollte er erfahren und – Sie ahnen es wohl schon – kreativ genug sein, um diese Dynamiken zu lenken, zu nutzen und gerade zur Stärkung des Teams umzumünzen.
Das ist eine komplexe Aufgabe, die oft spontane Entscheidungen verlangt, aber die Effektivität des Teams wird es Ihnen danken.
Aus dem Team ein ganzes formen
In dieser Phase, in der sich das Team zusammenrauft, ist es Ihre Aufgabe, aus den oft unberechenbaren und variablen Einzelteilen, den Teammitgliedern, ein funktionierendes Ganzes zu formen. Ganz klassische Kreativität eben.
Und das ist nicht einmal so schwierig. Diese Phase dient nämlich der Orientierung der Teammitglieder und setzt die Grundlage wie auch die Eckpfeiler des Teamgeistes, also des Charakters und des Selbstverständnisses des Teams.
Der schlechte Ruf von Teamarbeit
Teamarbeit hat einen schlechten
