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13 Podemos añadir hasta un máximo de 64 niveles de ordenación. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Luego por y seleccione la opción Columna A. (8)
14 Mantendremos la opción Valores en el campo Ordenar según y la opción A a Z en el campo Criterio de ordenación, pero antes de aceptar la operación, veamos qué opciones incluye este cuadro. Pulse sobre el botón Opciones.
15 El cuadro Opciones de ordenación nos permite distinguir entre mayúsculas y minúsculas así como cambiar la orientación del orden. Ciérrelo pulsando el botón Cancelar. (9)
Si el resultado no es el que esperaba al realizar la ordenación, pulse el icono Deshacer.
16 De nuevo en el cuadro Ordenar, pulse el botón Aceptar para ordenar de nuevo la tabla.
17 Puede comprobar que la ordenación se ha llevado a cabo correctamente mirando los países que tienen el mismo número de puntos totales. (10) Para acabar, veremos qué ocurre si intentamos ordenar una selección de datos contigua a otras columnas con datos sin entrar en el cuadro Ordenar. Haga clic en la celda E5 para seleccionarla.
18 Pulse la tecla Mayúsculas y, sin liberarla, haga clic sobre la celda E20 para seleccionar ese rango de celdas.
19 Ahora pulse sobre la herramienta Ordenar de A a Z del grupo Ordenar y filtrar.
20 Antes de llevar a cabo la ordenación, Excel lanza un mensaje en el que nos advierte de que existen datos junto a nuestra selección y nos permite ampliarla o continuar con ella. Si continuamos con la selección, los datos contiguos no serán ordenados, lo que nos conducirá a una ordenación errónea. Con la opción Ampliar la selección activa, pulse el botón Ordenar del cuadro Advertencia antes de ordenar. (11)
21 De este modo, todos los datos que contiene la tabla se han ordenado correctamente. (12) Haga clic en la celda A3 para eliminar la selección del rango de celdas E5:E20.
22 Por último, guarde los cambios pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.
Lección 23. Aplicar filtros
Para manejar tablas y listados con un gran número de datos, Excel pone a disposición del usuario diferentes herramientas. Una de ellas es la función Buscar del grupo de herramientas Edición de la ficha Inicio, que permite localizar celdas que contengan cadenas de texto o numéricas. El inconveniente de esta función es que las coincidencias se muestran de una en una, seleccionándose las celdas. También disponemos de la herramienta Ordenar, que hemos conocido en el ejercicio anterior, que también presenta un inconveniente: el orden de la tabla es modificado de forma definitiva. Los filtros constituyen la función más adecuada cuando se trata de localizar valores concretos. Con ellos, podemos obtener, agrupadas de forma provisional, las celdas cuyos contenidos contengan uno o más criterios.
1 Para practicar con la función Autofiltro de Excel 2010 utilizaremos los libros de ejemplo Festival.xlsx y Precios01.xlsx (este último es una versión ligeramente modificada del libro Precios que hemos ido completando a la largo de estas lecciones). Ya sabe que puede encontrar estos libros en la zona de descargas de nuestra página web. Utilizaremos la herramienta Autofiltro para localizar registros que cumplan criterios, sin modificar el orden ni el contenido de las listas. Empezamos en el libro Festival.xlsx. Haga clic en la celda B4 y pulse el botón Filtro del grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Datos. (1)
Sepa que también puede habilitar la función de filtrado de datos pulsando la combinación de teclas Ctrl.+Mayúsculas+L.
2 En cada una de las celdas que el programa ha interpretado como rótulos, se ha situado un botón de flecha. Imaginemos que sólo queremos mostrar los países participantes que en la primera ronda obtuvieron más de 10 puntos. Pulse el botón de flecha de la celda B4.
3 Se despliega así un menú de autofiltro que nos permite ordenar los valores de la columna en cuestión o filtrarlos. Pulse en la opción Filtros de número y seleccione el comando Mayor que. (2)
4 Se abre de este modo el cuadro Autofiltro personalizado, en el que debemos establecer un valor para la condición que hemos elegido. En el campo de texto situado junto a la opción es mayor que, escriba el valor 10 y después pulse el botón Aceptar. (3)
