La clave principal de una tabla es el elemento en el cual Access se basa para establecer relaciones entre tablas de una misma base de datos.
018Designar un campo como clave principal
LA CLAVE PRINCIPAL TIENE VARIAS FUNCIONES, aunque la más importante es la de permitir crear relaciones entre tablas, algo fundamental para construir bases de datos. Al crear una tabla en vista Hoja de datos, el programa asigna el primero de los campos existentes la propiedad de clave principal, representada por el dibujo de una llave en la cabecera de la fila. Sin embargo, al definir una tabla desde cero en vista Diseño, deberá ser el usuario quien asigne esta condición al campo que crea oportuno.
IMPORTANTE
Una clave principal correcta debe tener unas características concretas: debe identificar inequívocamente una fila; nunca debe estar vacía, y los valores que contiene deben ser fijos, es decir, no deben cambiar.
1.En la tabla Tabla de intérpretes, definida en el ejercicio anterior, vamos a designar como clave principal el campo ID Intérprete, que permitirá en un futuro, y tras algunas modificaciones, relacionar esta tabla con nuestra Tabla de grabaciones. Vamos a proceder con la asignación a este campo de la condición de clave principal. Para ello, haga clic en la cabecera de la fila del campo ID Intérprete para seleccionarla por completo.
2.A continuación, pulse sobre la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de tabla para mostrar los comandos que contiene.
3.En el grupo de herramientas Herramientas, puede ver el comando que nos interesa. Pulse sobre el comando Clave principal.
4.Compruebe lo que ha ocurrido. En la cabecera de la fila seleccionada aparece ahora el icono de una llave, lo que nos indica que este campo ha sido designado como clave principal.
5.Compruebe como, efectivamente, el primer campo aparece definido como clave principal.
6.Así de sencillo hemos eliminado la clave principal. Lo que debemos hacer ahora es agregar un nuevo campo del tipo numérico, al cual asignaremos el nombre ID Intérprete. Haga clic en la cabecera de la fila del campo Intérprete para seleccionarla y pulse el comando Insertar filas del grupo de herramientas Herramientas.
7.Escriba en la celda Nombre del campo el término ID Intérprete, pulse la tecla Tabulador, despliegue el campo Tipo de datos y elija de la lista la opción Número.
8.Para asignar la clave principal al nuevo campo, pulse de nuevo el comando Clave principal de la Cinta de opciones.
IMPORTANTE
Cuando se crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea de forma automática una clave principal y le asigna el nombre de campo ID y el tipo de datos Autonumeración. Este campo automático se encuentra por defecto oculto en esta vista, aunque puede visualizarse en la vista Diseño.
019Introducir datos en una tabla
EN LAS TABLAS, LOS DATOS SE INTRODUCEN directamente en la cuadrícula de forma muy sencilla. Aun así, cabe destacar que el objeto más adecuado para llevar a cabo esta acción son los formularios, con los que trabajaremos más adelante.
IMPORTANTE
En esta nueva versión de Access, la vista Hoja de datos contiene además un registro denominado Totales, que se puede insertar al final de la tabla usando e el comando Totales de la pestaña Inicio, y que permite agregar una suma, una cuenta, un promedio, un máximo, un mínimo, etc.
1.En este ejercicio vamos a empezar a introducir los datos necesarios para completar así nuestras tablas. En concreto, empezaremos por la denominada Tabla de grabaciones, la cual se encuentra en primer plano en la vista Diseño. Lo que haremos en primer lugar será eliminar el campo denominado Intérprete, puesto que ya quedará completado con el campo ID Intérprete. Haga clic en la cabecera del campo Intérprete y, en el grupo de herramientas Herramientas, pulse sobre el comando Eliminar filas.
2.El campo seleccionado desaparece de inmediato de la tabla. Para poder empezar a introducir datos, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones, elija la opción Vista Hoja de datos y, en el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Sí para almacenar los cambios realizados.
3.Con la celda del campo que deseamos completar seleccionada, podemos empezar a escribir.
