Las tablas
Introducción
En este apartado se tratará la configuración, creación y definición de una tabla. Una tabla es una aplicación cuya función esencial es la de poder almacenar una serie de datos para su conservación o su cotejo. Como definición pragmática podemos hablar de que una tabla es una ejemplificación, mediante celdas y columnas, de la inclusión y almacenamiento de datos con orden lógico. Es por eso que las tablas se componen de columnas y celdas que organizan los datos rigiéndose por una serie de directrices predeterminadas por el creador de la tabla: campos numéricos, de texto, de sí y no, de archivos adjuntos, etc.
Las tablas no son el único elemento en el que podemos insertar y crear nuestras bases de datos, pero sí son el elemento principal.
En este apartado, titulado Las Tablas, nos adentraremos en la creación de las primeras bases de datos. Daremos, por así decirlo, los primeros pasos para aprender a configurarlas, a modificarlas, a entender cómo se rellenan y qué mecanismos las empujan a presentarse del modo siguiente. Aprenderemos, pues, a introducir datos, a desplazar los datos dentro de una tabla, a remendar acciones erróneas, a rehacer acciones eliminadas …
Las tablas, por tanto, son el elemento indispensable para la creación de una base de datos, amén de la base misma para la creación de otro tipo de archivos o cotejos como serán los estudiados en apartados posteriores: las consultas, los formularios y los informes.
Las tablas se abren dejando una pestaña sobre el área de trabajo. De este modo, podemos alternar nuestras tareas entre tabla y tabla sin tener que preocuparnos por abrir y cerrar ventanas.
Además de todo lo dicho anteriormente, en este apartado aprenderemos a manejarnos con holgura a través de las diferentes vistas que ofrece el programa para la configuración de sus elementos de trabajo: la Vista Diseño y la Vista Hoja de datos.
Lección 13. Crear una nueva tabla desde la vista Hoja de datos
La creación de una tabla es esencial para las bases de datos porque son el único elemento imprescindible. En esta lección empieza el grueso del manual, pues centraremos la atención, o empezaremos a centrarla, en la creación de una base de datos que llamaremos Filmoteca de series. Pero antes de poder configurar una base de datos para almacenar y administrar, por ejemplo, los datos de las series o los libros que tenemos, tendremos que empezar a crear las tablas. En esta lección explicaremos cómo se construyen desde cero. Nosotros crearemos dos tablas: Títulos y Actores.
RECUERDE
Puede usar la combinación de teclas Ctrl+G para guardar el documento. Si es la primera vez que lo ejecuta, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.
1 Para la confección de nuestra base de datos titulada Filmoteca de series, primero tenemos que crear los elementos de que consta una base de datos. Crearemos, pues, dos tablas dentro del documento Filmoteca de series. Para empezar con la lección, haga clic en la pestaña Archivo.
2 Ahora nos encontramos en la vista Backstage. Crearemos una nueva tabla. Haga clic sobre la opción Nuevo.
3 Como ya hemos visto, se abrirá un arsenal de plantillas disponibles. Resaltada como lógica o habitual, destaca Base de datos en blanco. Cambie el nombre de archivo por Filmoteca de series. (1)
4 Haga clic en Crear.
5 Si ha seguido las lecciones hasta aquí, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se indica que la base de datos con este título ya está creada. En ese caso, solo tendría que pulsar el botón Sí para volverla a hacer. Si no ha seguido todos los pasos, hasta aquí hemos ilustrado la creación de una base de datos nueva y ya titulada. Ahora tenemos un archivo al que le faltan las tablas para poder crear nuestra filmoteca personal. En este caso la filmoteca de series. Para ello, busque en la Cinta de opciones la pestaña Crear y haga clic sobre ella.
6 Se abre un grupo de opciones que puede utilizar. En este caso, pretendemos crear una tabla. Así pues, pulse sobre el comando Tabla. (2)
Puede abrir un documento ya creado desde la vista Backstage haciendo clic sobre el comando Abrir y haciendo doble clic sobre el documento seleccionado.
7 En el área de trabajo se desplegará una tabla con el nombre Tabla1. Procederemos a cambiar el nombre de los campos y a insertarle, en principio, unos cuantos más para que la tabla quede completa. Para empezar, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Id.
8 De este modo se abre un menú contextual donde el usuario podrá elegir la anchura del campo, el orden, si quiere inmovilizar o liberar los campos o insertar otros campos, eliminarlos y, por fin, cambiar el nombre del campo. Haga clic en la opción Cambiar nombre de campo.
9 Lo que ha pasado es que el programa nos permite cambiar el nombre de la pestaña. Escriba el texto Título serie. (3)
10 Para que el cambio se efectúe puede, o bien pulsar la tecla Retorno, o bien situarse con el ratón debajo de la pestaña. De este modo, el cuadro se volverá amarillo y la palabra quedará fija. Bien, procedamos de este último modo: haga clic sobre el campo situado debajo de la pestaña escrita.
11 Necesitamos habilitar más espacios para completar nuestra tabla. Para ello, vuelva a hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña antes trabajada.
12 Vuelve a desplegarse un menú contextual. En esta ocasión elija Insertar campo. (4)
