los datos de una manera fácil y eficiente.
A partir de aquí veremos las mejores técnicas para crear y trabajar con bases de datos en Excel que permitan organizar y estructurar adecuadamente la información, dentro de las técnicas del Self Service Business Intelligence.
1.4.1 Requisitos importantes que tener en cuenta
En el momento en el que se quiera construir una base de datos en Excel, habrá que tener en cuenta una serie de puntos para que dicha base de datos funcione:
• No puede haber columnas vacías entre un campo y otro.
• Todas las columnas deben tener un nombre, que será el que se asignará como nombre de campo. Este nombre estará en la primera fila de la base de datos.
• Si no se asignase nombre, habrá que decírselo a Excel ya que, de lo contrario, tomaría como nombre la primera fila de datos o lo asignaría por defecto.
• Tampoco puede haber filas vacías entre un registro y el siguiente, ya que Excel puede tomar la fila vacía como un registro vacío o finalizar la base de datos en el registro anterior a la fila vacía.
Todos estos puntos hay que tenerlos muy en cuenta tanto si se trabaja con las instrucciones propias de bases de datos como cuando se trabaje con SQL.
1.4.2 Las funciones de Excel para bases de datos
Las funciones que se pueden utilizar en Excel para la manipulación de bases de datos son básicamente las siguientes:
| BDCONTAR | Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de datos |
| BDCONTARA | Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos |
| BDDESVEST | Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos |
| BDDESVESTP | Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos |
| BDEXTRAER | Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios especificados |
| BDMAX | Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos |
| BDMIN | Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos |
| BDPRODUCTO | Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base de datos que cumplen los criterios especificados |
| BDPROMEDIO | Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos |
| BDSUMA | Agrega los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios |
| BDVAR | Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos |
| BDVARP | Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos |
Independientemente de estas funciones propias del tratamiento de bases de datos, se podrán utilizar también las funciones de la hoja como:
| BUSCARH | Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada |
| BUSCARV | Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda |
| COINCIDIR | Busca valores de una referencia o matriz |
| COLUMNA | Devuelve el número de columna de una referencia |
| FILA | Devuelve el número de fila de una referencia |
| COLUMNAS | Devuelve el número de columnas de una referencia |
| FILAS | Devuelve el número de filas de una referencia |
| DIRECCION | Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo |
| ELEGIR | Elige un valor de una lista de valores |
| INDICE | Utiliza un índice para elegir un valor de una referencia o matriz |
| INDIRECTO | Devuelve una referencia indicada por un valor de texto |
| TRANSPONER | Devuelve la trasposición de una matriz |
1.4.3 Ejemplos de las funciones de Excel para bases de datos
La mejor manera de entender el funcionamiento de las funciones de bases de datos vistas en el punto anterior es con ejemplos. A continuación, partiendo de una tabla de Excel se va a ver la construcción y funcionamiento de estas funciones sobre una hoja.
La tabla con la que se va a trabajar es la siguiente, situada en las celdas A1 a D7, que consta de cuatro campos y seis filas, más la que sirve de cabecera.
Las condiciones se pueden ver en la columna F y la utilización de las distintas funciones en la columna G. Las fórmulas que están en la columna H son solo la transcripción de las fórmulas de la columna G.
Las funciones indicadas en las celdas G2, G3 y G4 son equivalentes, para poder demostrar las maneras que se pueden implementar. Así, si BDCONTAR tiene tres argumentos, siendo el primero el correspondiente a la constitución de la base de datos, el segundo al nombre del campo y el tercero a la condición, la forma de indicar la base de datos es válida de estas dos maneras:
funciones!$A$1:$D$7 A1:D7
Incluso con un nombre de la tabla, de tenerlo como, por ejemplo, Tabla4[#Todo]
El propio Excel, al realizar la selección de una base de datos en forma de tabla, señala que se ha seleccionado toda con la indicación entre corchetes de [#Todo] después del nombre de la misma.
Se indica así, sin necesidad de ninguna otra intervención del usuario, al señalar la tabla entera.
Todas las
