entscheidend für den Erfolg ist. Oder besser: Denke einmal über das Gegenteil nach. Darüber wie es ist, planlos in den Tag hineinzuarbeiten, am Abend vieles nicht erledigt zu haben und vieles getan zu haben, das sich als Sackgasse herausstellte. Ohne Planung zu arbeiten bedeutet deshalb oft, dass man sich ständig unbefriedigt fühlt, auch wenn man eine grosse Arbeitsmenge bewältigt hat. Auch wenn es kleine Aufgaben sind, welche du zu erledigen hast, ist es nötig, den Tag, die Woche und den Monat so zu planen, dass all diese Aufgaben zeitgerecht erledigt werden können. Oft passiert es sonst, dass Aufgaben zu lange herausgeschoben werden, bis sie plötzlich sehr dringend werden und uns in Stress versetzen. Aufschieben und Zeitverschwendung verhindern produktives Arbeiten und sind destruktiv.
Deine Produktivität zu erhöhen und ein gutes Gefühl bei der Arbeit zu haben setzt einen „Schlachtplan“ voraus.
1. Du musst wissen, was genau zu tun ist. Stelle sicher, dass der Auftrag wirklich klar formuliert ist. Es passiert immer wieder, dass ein Auftrag mündlich „zwischen Tür und Angel“ gegeben wird und sich Auftraggeber und –Nehmer nicht richtig verstehen. So kann der Auftrag niemals richtig erfüllt werden. Lieber nochmals nachfragen, wenn Unklarheiten bestehen.
2. Wenn du keinen Endtermin für die Aufgabe hast, lege selbst einen fest. Schätze die Zeit, die du dafür benötigst und reihe den Auftrag nach Priorität in deine Planung ein. Möglicherweise gibt dir dein Vorgesetzter keinen Termin vor, du weisst aber, dass er in einer Woche ein Meeting hat, an dem er die Informationen möglicherweise von dir benötigt. Terminiere den Auftrag also so, dass du bis dahin damit fertig bist.
3. Erledige die Aufgabe, wenn sie nach deiner Planung ansteht. Vielleicht macht es Sinn, diese in einige Teilschritte zu unterteilen. Es kann sein, dass du bei der Erledigung von anderen abhängig bist und auf Antworten warten musst. Plane also ein, dass du zwischenzeitlich etwas anderes machen kannst.
Sicherlich möchtest du all deine Ziele erreichen, ob kurz- oder langfristig. Du möchtest stolz darauf sein, was du erreicht hast und zufrieden mit den Resultaten. Wenn du dich nicht einfach durch deinen Arbeitsalltag „treiben lässt“, sondern diesen aktiv planst, hast du auch die Kontrolle darüber. Der Erfolg und die Zufriedenheit sind dir so nahezu garantiert.
Es ist sehr unterschiedlich, wie strukturiert Menschen arbeiten. Wenn du immer schon nach einer Strategie vorgegangen bist, sei dies sehr akribisch oder auch nur nach einer im Kopf zurecht gelegten Planung, wird dir dieser Schritt sehr leicht fallen. Wenn dies bis heute gut funktioniert hat, dann ändere auch nichts Grundsätzliches daran. Nimm höchstens Optimierungen vor. Wenn du jedoch zu der Sorte Mensch gehörst, die einfach nur arbeiten wollen und Planung für mühsame Bürokratie halten, dann solltest du dies überdenken. Versuche, das Arbeiten nach Strategie einmal umzusetzen. Dies kann anfangs sehr hart ein. Wenn du dich jedoch einmal daran gewöhnt hast, wirst du es kaum mehr missen wollen.
Es spielt dabei keine Rolle, ob du dein eigenes Geschäft führst, angestellt bist oder den Haushalt schmeisst und die Kinder erziehst. Eine Strategie schafft Klarheit, Übersicht und vermeidet Stress.
Wenn du ständig das Gefühl hast, dass der Tag zu wenig Stunden hat, ist eine Strategie für dich der erste Schritt in die Freiheit. So siehst du bereits in der Planung, dass du dir viel zu viel für einen Tag vornimmst und kannst so frühzeitig Anpassungen machen. Es müssten Aufgaben vielleicht verschoben, aufgeteilt oder delegiert werden. Das eine oder andere kann aufgrund niedriger Priorität ganz gestrichen werden. Plane dir täglich nur so viel ein, wie du auch bewältigen kannst. Lasse auch immer eine gewisse Zeitspanne für „Unvorhergesehenes“ offen. Wie gross diese sein sollte, kann je nach Job sehr stark variieren. Nimm dazu einfach deine Erfahrungswerte.
Wenn du dich daran gewöhnt hast, so zu arbeiten, wirst du bald feststellen, dass du mehr erledigst und dass du zufriedener dabei wirst. Du wirst viel mehr Kontrolle über dein Leben gewinnen, statt immer „von aussen“ getrieben zu sein.
Ablenkungen vermeiden
Ablenkung ist der grösste Feind unserer Produktivität. Wenn wir uns nicht konzentrieren und uns voll und ganz in unsere Arbeit vertiefen können, empfinden wir diese nicht als befriedigend und wir kommen nicht vom Fleck. Noch wenn du unter permanenter Störung tatsächlich etwas erledigen kannst, fühlt es sich stressig an und die Fehleranfälligkeit ist hoch. Egal ob im Job oder in der Schule: Die Fähigkeit, Ablenkung zu reduzieren, erhöht deine Produktivität enorm.
Halte dir zwei Sachen vor Augen, wenn du die Störfaktoren in deinem Umfeld reduzieren möchtest.
1. Alle Menschen sind unterschiedlich. Was die einen stört, kann anderen völlig egal sein. So verhält es sich auch mit dem „Gegenmittel“. Was den einen hilft, ist für die anderen eine zusätzliche Störung. Deshalb ist es wichtig, dass du wirklich nur auf dich hörst.
2. Du solltest deine Gewohnheiten rund um die Arbeit genau studieren. So kannst du dort ansetzen, wo der grösste Handlungsbedarf besteht. Du benötigst dazu nicht viel Zeit, jedoch Aufmerksamkeit. Notiere dir eine Woche lang jeden Tag während einer Stunde, welche Ablenkungen aufgetreten sind. Hast du dich plötzlich in Tagträumen verloren, surfst du plötzlich im Internet, statt zu arbeiten, fühlst du dich durch laute Telefonate oder Gespräche im Grossraumbüro gestört oder hast du einen besonders nervigen Kollegen, der ständig etwas fragt, mit sich selbst spricht oder plaudern will? Nach einer Woche wirst du einen guten Überblick darüber haben, welche Störungen du aus deinem Alltag verbannen solltest.
Multitasking ist heute in aller Munde. Es ist zu einer alltäglichen Gewohnheit geworden. Man muss täglich verschiedenste Dinge erledigen und die Versuchung ist gross, mindestens einige davon gleichzeitig zu tun. Am falschen Ort und zu häufig eingesetzt führt Multitasking jedoch zu Unzufriedenheit, Fehlern und dazu, dass man Zeit verschwendet, weil man unkonzentriert arbeitet. Es ist ok, während dem Abstauben zu telefonieren. Eine Auktion auf Ebay zu verfolgen, während man die Steuererklärung ausfüllt, ist jedoch kaum empfehlenswert. So gilt: Multitasking ist ok bei langweiligen Routineaufgaben, wenn es dann nicht zu Verzettelung führt. Bei Aufgaben auf die man sich konzentrieren muss, ist Multitasking VERBOTEN!
Ähnlich verhält es sich mit Ablenkungen. Hochwertige Arbeit in kurzer Zeit abzuliefern lässt keine Ablenkungen zu. Nicht nur Teenager hören Musik während dem Arbeiten oder schauen während den Hausaufgaben fern. Viele Erwachsene arbeiten in ihrem Homeoffice unter ähnlichen oder schlimmeren Bedingungen. Sie telefonieren und schreiben Emails gleichzeitig, unterhalten die Kinder, während sie ein Konzept (versuchen zu) schreiben. Auch in den Büros am Arbeitsplatz ist die Situation oft nicht besser.
Hier solltest du wirklich deine individuellen Bedürfnisse analysieren. Es kann sein, dass es dir zur Konzentration hilft, im Grossraumbüro mit dem MP3-Player Musik zu hören, um die Gespräche und Lärmquellen um dich herum abzuschirmen. Für andere würde das konzentrierte Arbeit schier unmöglich machen.
Wenn du alle Störfaktoren, die während einer Woche aufgetreten sind aufgelistet hast, versuche einen nach dem anderen einmal auszuschalten. Möglicherweise zeigt dieser Versuch, dass der jeweilige Störfaktor gar nicht so zentral war oder sogar unterstützend auf deine Konzentration gewirkt hat. Bei Anderen kann es sein, dass deren Elimination ein wirklicher Turbo für deine Produktivität ist. Dann gilt es, Wege zu finden, diese Ablenkungen dauerhaft auszuschalten.
Dies kann einfach sein für Ablenkungen, die von dir selbst ausgehen. Oftmals sind jedoch Arbeitskollegen der Ausgangspunkt von Lärm und Störungen. Sie telefonieren laut, führen Selbstgespräche, hören Radio oder kommentieren alles. In den
