а заполнив, отправляют в специализированные фирмы, где короба уничтожают, не вскрывая. Очень удобно.
Но вернемся к личным делам. По законодательству они не обязательны. Но если они-таки есть, то относятся к делам очень длительного хранения. Так нужны Личные дела или нет? Мой ответ однозначен – нужны. До борьбы с хранением персональных данных я бы в качестве основной причины назвала бы удобство сохранения там паспортов, СНИЛС, ИНН и далее по списку. Теперь причину назову другую.
На моем последнем месте работы было много документов, которые не нужны законодательно, но делались исключительно по внутренним нормативным документам. Например, Договор о конфиденциальности, который не имел юридической силы (скорее чисто моральное успокоение для Службы безопасности). Поскольку у нас его регулярно запрашивали, Отдел кадров вынужден был его не только оформлять, но и хранить. Где? Естественно, в Личном деле работника.
Согласие на передачу своих персональных данных в продающее подразделение Компании. То есть работник соглашался быть клиентом своей Компании, в том числе получать от нее рекламу. Или Лист ознакомления в внутренними локальными актами. Та же самая ситуация.
Думаю, что в каждой Компании имеется свой набор таких «бесполезных документов», не подлежащих длительному хранению. Вот из-за них, на мой взгляд, и следует держать личные дела.
Теперь о самом главном – о трудовых договорах. Некоторые компании хранят их отдельно, некоторые – в личных делах. Лично я предпочитала хранить Трудовые договоры в личных делах. У этого метода есть недостаток. Рано или поздно трудовые договоры и допсоглашения к ним перемешиваются с «бесполезными» документами, перепутывается их последовательность. Когда нужно сделать копии трудового договора со всеми допниками, а также когда после увольнения личное дело готовится к архивации, приходится «отделять зерна от плевел» и раскладывать в хронологическом порядке. В этом плане я пришла к выводу, что внутри личного дела хорошо бы выделять файлы/папочки с трудовыми договорами, чтобы при необходимости их можно было легко достать. Здесь главное, чтобы хватило сил на такую детализированную раскладку. Честно говоря, у меня их никогда не хватало.
Как я уже писала, в некоторых компаниях трудовые договоры хранятся отдельно в «Коронах» в вертикальных файлах. Лично мне такой способ совсем не понравился. Файлы под тяжестью бумаги провисают. Папки переполняются, дела надо постоянно перекладывать в новые папки, чтобы сохранить порядок по алфавиту. Ну и, конечно, раскладка занимает больше времени. Одно дело открыть ящик, по меточкам найти нужного работника и положить документы в его подвесную папку. Совсем другое дело – достать из шкафа тяжеленую Корону, аккуратно перелистать файлы до нужной фамилии и вложить в файл договор. А потом проделать все действия в обратной последовательности – перелистнуть файлы в начало папки, втиснуть тяжесть на место в шкаф.
Здесь выбор за кадровиками. Понятно, что для подвесного хранения требуются
