(с указанием документов, входящих в дело), должность и фамилию ответственного за ведение дела, количество дел, место хранения и сроки хранения на рабочем месте до сдачи в архив.
Оригинал номенклатуры дел должен храниться у менеджера по качеству.
2.5.2. Кодирование журналов и папок
Код журнала должен быть представлен в виде:
ААА/Ж-ББ. ВВ
где:
AAA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории;
Ж – журнал;
ББ. ВВ – порядковый номер группы и подгруппы журналов. Указывается арабскими цифрами.
Порядок оформления идентификационного кода журнала определен документированной процедурой «Ведение и оформление журналов и папок».
Код папки должен быть представлен в виде:
ААА/ББ-ВВ. ГГ
где:
AA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории, если в папке определяются документы, не привязанные к деятельности только одной организационной структуры в лаборатории, то данную часть кода опускают;
ББ – происхождение документа (ВД – внешние документы, ВН – внутренние документы);
ВВ – порядковый номер группы процессов (01 – аудит, 02 – персонал, 03 – документирование, 04 – контроль качества, 05 – испытания);
ГГ – порядковый номер папки.
Порядок оформления идентификационного кода папки определен документированной процедурой «Ведение и оформление журналов и папок».
Архивные документы кодируются в соответствии с документированной процедурой «Организация архивного дела».
2.5.3. Кодирование справочных материалов и литературы
Все справочные материалы и литература, зарегистрированные в разделе «Библиотека» «Журнала учета документов и записей СМК» должны быть однозначно идентифицированы и иметь код.
Справочные материалы могут быть сформированы в папки (дела) имеющие общий код.
Код справочного материала или литературы представлен в виде:
Л-АА
где:
Л – литература, справочный материал;
АА – порядковый номер документа по Журналу учета документов и записей СМК.
Порядок оформления идентификационного кода папки определен документированной процедурой «Ведение и оформление журналов и папок».
2.6. ВЕДЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЖУРНАЛОВ И ПАПОК В ИСПЫТАТЕЛЬНОЙ ЛАБОРАТОРИИ
2.6.1. Ведение и оформление журналов
Каждый журнал должен иметь стандартное оформление, записи в нем ведутся по форме, указанной в «Альбоме форм записей СМК», за исключением индивидуального рабочего журнала сотрудника.
Листы журнала должны быть из белой бумаги формата А4.
Журнал
