что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – делайте это немедленно! Все, что требует больше времени, занесите в список дел.
♦ Каждый день в течение 15 минут занимайтесь расчисткой рабочего стола. Смело выбрасывайте все, что вам не нужно.
♦ Последние 15 минут рабочего дня уделите планированию задач на завтра. Что важно? Что срочно?
♦ Наведите порядок в почтовом ящике, удалите старые и неактуальные письма. Если не уверены, распечатайте их для очистки совести.
♦ IT-специалист однажды сказал мне, что очистка почтового ящика от ненужных писем не только разгружает голову, но также экономит деньги компании, потому что сотни и тысячи писем, хранящихся в папке «Входящие», требуют больших энергозатрат и, соответственно, увеличивают счета за электроэнергию.
♦ Не беритесь за новые дела, не завершив старые.
♦ Старайтесь делать все правильное первого раза, чтобы в будущем вам не пришлось это переделывать.
Организация бумаг на рабочем месте
Соберите все свои бумаги и рассортируйте их в соответствии со следующим алгоритмом.
1. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – немедленно делайте это!
2. Дела, требующие большего времени, занесите в список задач.
3. Архивируйте все завершенные дела.
4. Все, что не касается вас, пересылайте адресату.
5. Все, что считаете полезным в будущем, следует отправить либо в архив, либо в мусорную корзину. (Сколько файлов вы оставили на будущее? Сколько из них вам действительно пригодилось?)
6. Все, что не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий, смело выбрасывайте.
Организация электронной почты
1. Если можете ответить на письмо менее чем за 5 минут – отвечайте.
2. Если можно что-то делегировать – делегируйте сразу.
3. Если на решение вопроса нужно время – внесите его в список дел.
4. Создайте папку для завершенных дел и переместите их в нее сразу же по завершению.
5. Используйте свой почтовый ящик как планировщик задач: решенные вопросы отправляйте в архив, а требующие внимания – оставляйте во входящих.
6. Удаляйте все, что не понадобится вам в будущем.
7. Отпишитесь от всех ненужных рассылок – кроме моей. Шучу. Ради повышения своей продуктивности отпишитесь и от моей рассылки, как бы больно мне ни было вас терять.
Выполняйте эти рекомендации до тех пор, пока ваш ящик не будет пуст. Если у вас много почты, оставьте письма прошлого месяца для дальнейшей сортировки, а все более ранние отправьте в архивную папку, которую можно назвать «Старые письма».
Рабочее пространство
1. Все самое важное держите под рукой.
2. Папки держите в алфавитном порядке в закрытом виде.
3. Рабочая поверхность должна быть чистой и свободной.
4. Принадлежности,
