достоинства, уважительно и кратко (краткость достигается подготовкой к разговору, предпочтительно – письменной).
Правило 6. Очистите стол от бумаг.
Введите правило «одного раза» – имейте дело с каждым листом бумаги только один раз.
Обычно в отношении 80 % бумаг решение может быть принято с первого прочтения – стоит лишь немного подумать над прочитанным. Но реально «с первого захода» решение принимается в 20–40 % случаев.
Более серьезные документы чаще откладываются, чтобы принять по ним решение в спокойной обстановке. Однако обстоятельства нередко складываются так, что именно на более важные документы остается меньше всего времени. Важные дела становятся срочными чаще всего в результате именно такой практики. Кому не знакомо поступление к исполнителям документов, по которым срок исполнения на исходе!
Но даже если такого и не произошло, при подобном подходе время расходуется неэкономно: один и тот же документ читается не единожды.
Многие руководители неисполненные документы держат на столе, чтобы они всегда были перед глазами. Что греха таить, многие даже втайне гордятся заваленным бумагами столом, думая, что покажутся посетителю чрезвычайно значимыми и занятыми.
На самом же деле такой стол говорит только о неорганизованности его хозяина и незнании им психологии. Ведь предметы, постоянно находящиеся перед глазами, мы вскоре перестаем замечать. А посетитель по завалам на столе видит, как велика задолженность их обладателя перед организацией. Особенно гнетущее впечатление производят пожелтевшие бумаги (под солнечными лучами бумаги желтеют в считаные дни).
Вид стола не должен отвлекать от решения задач, намеченных на данный момент, поэтому для большинства бумаг место в столе или в шкафу.
Правило 7. Рационализируйте чтение.
Наиболее радикальное средство для этого – освоить специальную технику быстрого чтения (для этого имеются соответствующие пособия и курсы). Это позволит тратить на чтение документов и литературы в 3–5 раз меньше времени.
Из приемов, экономящих время руководителя в части работы с бумагами, отмечу следующие:
• первый просмотр входящей корреспонденции целесообразно производить не самому руководителю, а лицу, им назначенному (секретарю, помощнику, заместителю, претенденту на выдвижение, толковому подчиненному), который направит документ соответствующему подразделению или самому руководителю. На этой стадии вместо подписи руководителя достаточно поставить его факсимиле;
• поручите кому-то из подчиненных делать «разметку» документов, идущих к руководителю: подчеркнуть ключевые слова, отметить фразы и абзацы, наиболее важные и имеющие непосредственное отношение к данному руководителю. Такая «разметка» сэкономит время всем, кому предстоит работать с этим документом;
• поручите готовить обзоры новинок литературы по вашей специальности
