Подобная торжественность сохраняется только как лишний повод попозировать перед объективами прессы, когда подписание какого-нибудь рамочного договора о сотрудничестве происходит между главами государств или президентами каких-нибудь транснациональных холдингов.
На самом деле подписание договора является вполне будничной операцией, совершаемой на бегу, где-то между обедом и очередным совещанием. Настолько будничным, что менеджеры, фактически принимающие решения о судьбах сделок, частенько говорят что-то вроде: «Как только появится генеральный, я "им" подпишу договор и скину тебе последний лист».
Эта загадочная фраза означает, что сделку можно считать заключенной, а формальности будут соблюдены, как только в пределах досягаемости появится первое лицо, уполномоченное ставить свою авторитетную закорючку на договорах.
То, что обмен судьбоносными документами идет по электронной почте, уже давно никого не смущает. И даже фразу о том, что все документы, переданные посредством электронной связи, имеют полную юридическую силу, уже почти не встретишь в современных договорах – настолько это стало само собой разумеющимся.
И тем не менее постоянно усложняющиеся требования УФНС, встречные проверки, внутренние и внешние аудиты, необходимость приводить делопроизводство в соответствие с требованиями ISO или другой СМК, требование иностранных акционеров вести отчетность в соответствии с GAAP и прочие подобные причины заставляют компании следовать достаточно суровым правилам в отношении документооборота.
Эти правила возлагают на закупщика дополнительную нагрузку. Чуть что, сразу слышишь: «Это твои поставщики до сих пор не прислали оригинал счета-фактуры!», "Не оригиналов спецификаций от твоих поставщиков!", «Это ты не потребовал с и.о. директора фирмы-поставщика доверенность на право подписи договоров», или "Твой поставщик снова неправильно указал НДС на транспортные услуги!" и т. д., и т. п.
И всё бы ничего, если бы на урегулирование этих мелких и формальных недоработок не уходило столько драгоценного времени.
Лично я после нн-ого по счету объяснения очередному поставщику требований к предоставляемым документам, нашла для себя простой выход: включила в текст договора поставки памятку о том, как правильно оформлять документы при работе с нашей компанией, создав отдельный пункт договора "Порядок оформления документов и документооборота". Кроме того, в виде отдельного документа я каждый раз дополнительно отправляю эту памятку всем новым поставщикам (а иногда и повторно – старым).
Это очень простой, но очень полезный текст, благодаря которому мне удаётся сэкономить кучу времени на обучении и "воспитании" поставщиков. Выглядит он примерно так.
«Уважаемый поставщик!
Прошу Вас уделить особое внимание оформлению документов при работе с нашей компанией. Мы выдвигаем следующие требования к оформлению счетов-фактур и накладных.
1.
