Небольшая, но важная деталь – решите, просите ли вы за свою компанию или за целую отрасль. Если только за себя, то нужно понимать, что это сужает коридор решений чиновника, так как он должен будет проверить, не повредит ли решение, о котором вы просите, другим игрокам на рынке. Если вы просите за отрасль, то ваша позиция должна быть согласована хотя бы с несколькими игроками. Такое письмо всегда имеет больший вес, но играете вы уже за всех, а не только за себя.
Второе: внимательно изучите сайт органа власти на предмет того, компетентен ли тот чиновник, к которому вы будете писать решить ваш вопрос или повлиять на его решение. Если у вас возникают вопросы – позвоните в приемную и уточните у специалистов данную информацию. Один звонок поможет избежать потерянного времени.
Третье: пишите кратко, но очень информативно. Объясните, почему вы обращаетесь к чиновнику, уместно обратить внимание на какие-либо вышестоящие указания или документы. Это может быть речь или выступление высших должностных лиц, программы и стратегии развития, положения законодательных актов. Грамотная формулировка данного блока позволит вам сразу же узаконить ваше обращение и придать ему пусть небольшой, но вес. Далее, сформулируйте проблему или вопрос, который побудил вас написать письмо, мы рекомендуем обходиться без витиеватых фраз, а говорить четко, в чем заключается проблема или ваш вопрос. Очень рекомендуем привести наглядные данные, это может быть официальная статистика или данные, собранные вами, в любом случае это повышает значимость вашего письма. После того как половина письма уже готова, остается самое интересное – сформулировать четко, что вы просите или предлагаете. Типичная ошибка 90 % всех писем – это предложения, которые сделаны не к месту, не по существу и которые невозможно выполнить. Согласитесь, что вряд ли стоит просить «разработать стратегию развития отрасли», «перейти на инновационный путь развития», «отказаться от импортных товаров», «повысить конкурентоспособность». Все эти фразы, безусловно, красивые, но в них нет содержания, нет решения конкретного вопроса, а значит, вы испортите все ваше письмо, если так будете писать. Вряд ли вам ответят так, как вы хотели.
Мы рекомендуем формулировать очень конкретные предложения, которые можно реализовать и оценить. Например, вы можете предложить создать рабочую группу по разработке стратегии или включить вас в уже существующую, предложить дополнить документ, касающийся стратегии инновационного развития, пунктом, который позволит вашей компании и всей отрасли влиять на проводимую политику, и т. д. Чем более четко сформулированы ваши предложения, тем больше вероятности, что они будут приняты. Секрет заключается в том, что вы таким образом немного помогаете чиновнику определить правильный путь работы с вашим обращением. Если предлагаемые решения не вызовут противоречий, они будут, скорее всего, приняты. В любом случае вы гарантированно вступите в коммуникацию, а значит, сможете донести свою позицию.
Работа по составлению аналитических записок не менее важна. Ее можно структурировать
