Қазақстан Республикасының мемлекет басшысы Кувейт Әмірі Әкімшілігінің басшысы Шейх Насер Сабах Аль-Ахмад Аль-Джабер Аль-Сабахты қабылдады. 2008 жылдың 14 мамырында Қазақстанның Мемлекет басшысы Н.Назарбаев Абу Даби мұрагер ханзадасы Шейх Мұхаммед Бен Заид Аль Нахаянмен кездесті.
Яғни, есімі қайсы, тегі қайсы екендігін айқындау міндеті толығымен дипломатиялық құжатты орындаушы тұлғаға жүктеледі. Ресми құжатты дұрыс жаза білу дегеніміз серіктестердің ар-намысына ешқандай залал келтірмей, ибадаттық, әдептілік көрсете білу. Осы орайда құжаттың жалпы пішіні оның мазмұнының маңыздылығынан кем түспейді. Дипломатия тарихында өзара құрметтілік қағидасының негізі ежелден қалыптасқан. Бүгінгі күні де мемлекет басшыларының атына арналған дипломатиялық құжаттарды дайындауда бірқатар күрделі жағдайға тап болуға болады. Осы мәселеге қатысты А.Ф.Борунков мынандай мысалдар келтіреді: кейбір елдер басшыларының толық аты-жөні мен лауазымын қатесіз жазу үшін беделді дерекке сүйену қажет етеді, яғни кезіндегі Заир мемлекеті басшысының ресми лауазымы: «Жоғары мәртебелі маршал Мобуту Сесе Секо Куку Нгебенду Ва За Банга, Заир Республикасының Президенті, Атқару Кеңесінің Төрағасы, Халықтық қозғалыстың негізін қалаушы-Төрағасы». Ал Бруней-Даруссалам мемлекеті мен үкіметінің басшысына – «Жоғары мәртебелі Сұлтан Сэр Муда Хассанал Болкиах Муиззадин Ваддаулах Сұлтаны және мемлекет Басшысы, Бруней-Даруссаламның Премьер министрі» деп жазу қажет болатын.
Дипломатиялық қызметте жоғары лауазымды тұлғаның аты-жөні, лауазымы өзгерген жағдайда дипломатиялық жолмен ескертіледі.
Дипломатиялық ноталардың кейбіреуі «…хабарлауды мәртебе санаймыз», ал кейбіреуі қарапайым ғана «… хабарлаймыз» деп басталғанымен жәй көзге екеуінде ешқандай айырмашылық жоқ сияқты болып көрінеді. Бірақ, бұл олай емес. Жалпы қабылданған үлгіден ауытқушылық тегіннен тегін жасалынбайды. Мұндай қадамға жан-жақты ойланып, қандай да бір нақтылы негізге сүйене отырып барады. Мысалға, қандай да қарама-қайшылықты жағдайға байланысты қарсылық білдіру құжаттарында да мәтіннің соңында қорытынды құрметтілік белгісін білдірмейді. Жалпы достық қарым-қатынастар кезіндегі дипломатиялық ноталарға мәтіннің басында және соңында құрметтілік білдіру тән. Әлемдегі мемлекеттердің басым көпшілігі осы қағиданы ұстанады. Дегенмен, кейбір мемлекеттер құрметтілік білдіру қағидасын қажет деп таппаса, онда өзара қатынаста басқа елде соған сай әрекет етеді.
Дипломатиялық құжаттардың сыртқы пішіні де мінсіз болуға тиіс. Сол себепті барлық дипломатиялық құжаттар жоғары сапалы қағаздарға жазылады. Құжатты дайындап қойғаннан кейін мәтінінде қате кеткенін анықтаған жағдайда оны тазалауға немесе түзетуге болмайды. Құжатты қайта дайындаған дұрыс. Бұл құжат бағытталатын тараптарға деген құрметтің белгісі. Құжаттар салынатын қорапшалар да сапалы және тиісті үлгіде болады. Мөр белгіленген орынға түзу басылады, құжаттың мәтіні парақ
