– элемент оформления документа (например, подпись, печать, текст)[8].
Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством.
Определение: делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов[9].
Определение: документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами[10].
Запомните!
В делопроизводстве применяются следующие сокращения:
УС – унифицированная система;
УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации;
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления;
ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации;
ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организации;
ГОСТ – государственный стандарт.
Управленческие документы обслуживают определенные управленческие функции: планирование, организация, контроль и т. д.
Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например, система организационно-распорядительной документации, система бухгалтерской документации, система внешнеторговой документации.
Определение: система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению[11].
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.
Определение: приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов[12].
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.
Определение: унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности[13].
Систему документации составляют различные виды документов. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г., были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации.
Общероссийский классификатор
ГОСТ Р 7.0.8—2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Там же.
Там же.
Там же.
Там же.
Там же.
