не противоречили государственному стандарту.
1.4. Номенклатура дел
Номенклатура дел – это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых организацией в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел в организации (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуре дел содержатся заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работает организация (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы – картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов.
Согласно требованиям подраздела 3.4 Основных правил работы архивов организаций (Решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее – Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.
Содержание номенклатуры дел оформляется в виде таблицы. Шапка этой таблицы состоит из пяти основных разделов:
1) индекс дела;
2) заголовок дела;
3) количество единиц хранения;
4) срок хранения и номер статьи по перечню;
5) примечание.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например: 02–03, где 02 – обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03 – порядковый номер дела по номенклатуре (приказы по личному составу).
В графе 2 номенклатуры дел показываются заголовки дел.
Например, для отдела кадров заголовки дел могут идти в следующей последовательности.
Приказы и инструкции вышестоящей организации по кадрам.
Штатные расписания.
Приказы по личному составу.
Годовой план работы отдела.
Годовой
