можно использовать аппарат связей между таблицами, либо возможность организации вложенных подтаблиц, либо и то и другое вместе. Эти средства позволяют пользователю создавать достаточно сложные структуры данных.
Глава 4
Создание форм новой базы данных
Если таблицы служат первичными, исходными элементами базы данных, то «на выходе» вы получаете формы и отчеты. Как правило, формы используются для получения ответов на запросы пользователя, записи данных в таблицы и/или изменения этих данных при их вводе либо корректировке. Отдельное направление использования представляют собой сводные таблицы и сводные диаграммы, рассматриваемые в этой главе. Для распечатки, то есть для получения копии данных на твердом носителе, применяются отчеты.
В Access формы можно создавать разными способами:
• посредством автоформы;
• с помощью разных вариантов мастера форм;
• с помощью конструктора;
• с помощью сводной таблицы;
• с помощью диаграммы;
• с помощью запросов;
• путем расширения форм за счет включения в них диаграмм, картографических данных, рисунков.
В настоящей главе будут рассмотрены три первых способа: они позволяют строить формы, в которых значения величин, хранящихся в БД, остаются неизменными. (Изменение данных – выборочное или нет – требует создания запроса и относится уже скорее к области программирования.) Кроме того, благодаря использованию гиперссылок Access 2002 позволяет включать в формы картографические данные, рисунки и фрагменты текстовых файлов.
Использование автоформы
Таким способом можно создать форму, отображающую все поля и записи базовой таблицы или запроса. Запрос после выполнения может представлять собой таблицу, структура которой аналогична любой другой таблице и содержит поля и записи. Такая структура будет жесткой и однозначной, вплоть до того, что даже если таблица имеет подтаблицу, то последняя в создаваемой форме отражена не будет. Иначе говоря, форма будет создана строго в пределах одной базовой таблицы, и изменить ее пользователь не сможет. Таким образом, автоформа – самый легкий и наименее гибкий способ построения формы. Теперь посмотрим, как это делается.
В разделе Объекты окна базы данных щелкните сначала по кнопке
а затем по кнопке
На экране появится окно Новая форма – рис. 4.1. В этом окне надо выбрать следующие параметры:
Рис. 4.1
• способ построения формы (в данном случае – автоформа). Здесь возможны пять вариантов:
– В столбец;
– Ленточная;
– Табличная;
– Сводная таблица;
– Сводная диаграмма;
• таблицу или запрос, на основе которой/которого будет построена форма (в нашем
