с небольшим количеством участников, которые проводятся непосредственно в кабинете руководителя, могут подчеркнуть особое отношение к гостям. При этом, естественно, надо иметь в виду, что руководитель не должен сидеть за своим письменным столом, а расположиться либо напротив партнера, либо предложить ему место на диване по правую руку от своего кресла. Возможно также размещение руководителей в креслах, стоящих рядом, причем гость занимает место справа от хозяина, а участники переговоров занимают места по обеим сторонам помещения друг напротив друга.
Принимая гостей в кабинете, особое внимание надо уделить внешнему виду письменного стола. На нем не должно быть разбросанных или небрежно уложенных деловых бумаг. Это лишний раз будет свидетельствовать о том, что хозяин кабинета аккуратен, что он самым внимательным образом относится к деловой переписке и что ни одна из бумаг, адресованных ему, не пропадает или же остается без ответа. Телефонные аппараты, компьютер и другая офисная техника должны быть идеально чистыми на случай, если кому-то из сопровождающих делегацию лиц вдруг потребуется ею воспользоваться.
Необходимо также напомнить секретарю, чтобы во время переговоров никого не отвлекали телефонными звонками, а мобильные телефоны выключить или передать в приемную.
На переговорном столе, поверхность которого должна быть также чистая, без каких-либо следов прикосновения, заранее ставится минеральная (но не лечебная и газированная) вода в небольших бутылках. Стаканы и бутылки лучше всего использовать стеклянные. Если участников переговоров много, например, 20 человек с обеих сторон, то обычно выставляют по три бутылочки на фигурной салфетке через небольшие расстояния, Если переговоры проходят в узком кругу, то вода выставляется персонально перед каждым гостем предпочтительно в маленьких бутылочках, этикетками в сторону участников переговоров. До прихода гостей стаканы можно перевернуть вверх дном и разместить на чистых салфетках или плоских тарелочках, а можно просто накрыть салфеткой. На посуде и напитках могут быть нанесены логотипы фирмы.
Во время длительных переговоров и совещаний принято делать перерыв (кофе-брейк) каждые 1,5 часа. Угощение для подобного перерыва, как правило, готовится в отдельном помещении или на отдельном столике. Такой формат требует более комфортно разместить не только участников переговоров, но и их переводчиков, помощников и секретарей, а также установить необходимое оборудование для демонстрации документов, позаботиться о компьютерах и средствах оперативной связи.
Флажки на переговорный стол не ставятся. Они уместны только во время процедуры подписания итоговых документов, но совсем не обязательно это делать.
Цветы могут быть как в нише стола, так и на его поверхности. Обязательное требование к такому украшению состоит в том, что цветочная композиция должна быть невысокой (не
