что вы – Иванов Иван из организации «Агентство хитрецов», про которую можно почитать на сайте agentstvohitretsov.ru.
ОСВЕЖИТЕ В ПАМЯТИ НАЗВАНИЯ БУКВ В АНГЛИЙСКОМ АЛФАВИТЕ
КАЖЕТСЯ, МЫ ВСЕ ЕГО УЧИЛИ В ШКОЛЕ. НО ПОЧЕМУ-ТО СРАЗУ ЕГО ЗАБЫВАЕМ, КАК ТОЛЬКО НАЧИНАЕМ ДИКТОВАТЬ СВОЮ ПОЧТУ: «ЭС КАК ДОЛЛАР, У КАК РУССКОЕ И, И С ТОЧЕЧКОЙ, ИГРЕК КАК РУССКОЕ У». НАШЕЙ ИЗОБРЕТАТЕЛЬНОСТИ МОЖНО ТОЛЬКО ПОЗАВИДОВАТЬ, КОГДА МЫ НА ПАЛЬЦАХ СТАРАЕМСЯ ОБЪЯСНИТЬ, ЧТО ЗА БУКВУ МЫ ИМЕЛИ В ВИДУ. ЭТО ВЫГЛЯДИТ СМЕШНО И НЕУВАЖИТЕЛЬНО ПО ОТНОШЕНИЮ К НАШЕМУ СОБЕСЕДНИКУ, ОСОБЕННО ЕСЛИ ОН, В ОТЛИЧИЕ ОТ НАС, АНГЛИЙСКИЙ АЛФАВИТ СО ВРЕМЕН НАЧАЛЬНОЙ ШКОЛЫ НЕ ЗАБЫЛ.
Пишите письмо снизу вверх
Как часто бывает такая ситуация: вы пишете в письме: «Отправляю вам образец договора», нажимаете «Отправить» и понимаете, что образец договора-то как раз и не прикрепили. Посылаете письмо вдогонку: «Простите, забыл файл прикрепить!», – а в копии при этом 30 человек, и перед всеми неловко.
Чтобы избежать такой ситуации, пишите письма всегда снизу вверх.
1. Собирались отправить файл? Значит, сначала прикрепляйте файл.
2. Напишите краткое пояснение, что это за файл и почему получатель должен его открыть.
3. Сформулируйте тему письма. Впишите в нужное поле.
4. Перечитайте.
5. Теперь можно вписывать адресата.
Адрес получателя всегда пишите в последнюю очередь. В том числе для того, чтобы случайно неаккуратным движением не отправить недописанное письмо.
Пишите настолько короткое письмо, насколько это возможно
Короткое письмо, в котором вы очень четко сформулировали свои мысли, – это дань уважения вашему собеседнику. Кроме того, навык писать короткие письма очень поможет вам экономить собственное время.
Чтобы понять, каким по объему должно быть ваше письмо, представьте, что получатель читает его в ванной, в пробке, на светофоре или во время пересадки в общественном транспорте. За несколько секунд собеседник должен понять, чего вы от него хотите. Это поможет вам сориентироваться, как должно выглядеть письмо.
Чтобы написать короткое письмо, нужно четко понимать, что вы хотите сказать. Это поможет вам сфокусироваться на главном и убрать из письма все лишнее. Обдумайте содержание и структуру письма до того, как начнете его писать, это позволит вам не сбиться с пути.
Если в письме слишком много информации и вопросов, то, возможно, вы пытаетесь в одном письме обсудить сразу несколько тем, и тогда письмо стоит разбить на несколько писем.
Чтобы не показаться грубым в коротком письме, используйте все необходимые формы вежливости (обращение, приветствие, представление, прощание, подпись).
Если вам нужно получить быстрый ответ, то задайте вопрос так, чтобы человеку легко было на него ответить.
Короткие
