документирования занимается отдельная специальная научная дисциплина – документоведение.
Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Для чего нужен документооборот
В свете всего вышеизложенного этот вопрос звучит риторически, но тем не менее.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота обеспечивает своевременное прохождение документов в аппарате управления, способствует сбалансированной загрузке всех подразделений и работников и поддерживает функционирование всего управленческого процесса. Документооборот организуется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (руководство, специалисты) и пунктами технической обработки документов (копировально-множительная служба, архив). Различают входящие, исходящие и внутренние документы. Схемы движения документов в организации разрабатываются службой делопроизводства – это может быть канцелярия, секретариат или, говоря современным языком, служба ДОУ.
Документооборот нужен, чтобы «наполнить жизнью» различные системы управления – от государственной до частной.
Глава 2
Документы: немного теории
Нормативная база делопроизводства
В этой главе будет рассмотрена юридическая сторона делопроизводства. Нормативная база в общем случае – это законы и другие правовые акты, которые регламентируют определенную деятельность. Нормативно-правовая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.
Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила. Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:
• законодательные и правовые акты РФ;
• ГОСТ;
• нормативные документы;
• классификаторы;
• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Законодательные и правовые акты РФ
К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:
• законы РФ;
• указы и распоряжения Президента;
• постановления и распоряжения
