документа на подпись руководителю предприятия.
3. Регистрация секретарем документа после подписания его руководителем или в канцелярии.
4. Отправление зарегистрированного документа адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
5. Подшивка секретарем в дело копийного экземпляра документа.
Этапы обработки внутренних документов
Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.
1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.
2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.
3. Согласованные приказы подписываются руководителем.
4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.
Правила подготовки и оформления документов
Секретарь-референт имеет дело с многочисленными служебными документами, среди которых: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.
Документ – это средство закрепления информации, имеющее юридическую силу. Обязательным элементом документа является реквизит. Набор реквизитов составляет формуляр.
Выделяют два вида документов:
1. Служебные – используемые в учреждениях (протокол, докладная и т. д.):
– распорядительные (приказ, указ, постановление, решение);
– организационные (положение, инструкция, устав);
– информативно-справочные (справки, сводки, письма).
2. Личные – обращение граждан в учреждения (заявление, письмо частного характера, резюме).
Рассмотрим, что представляют собой некоторые виды документов.
Акт — документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Акты составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.
Текст акта делится на три части:
1) Введение – объясняется повод для составления акта, перечисляются лица, которые составляют акт. Данная часть начинается словом «повод», после которого дается название распорядительного документа. С новой строки, без полей пишется слово «составлен» и далее называются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии:
Составлен:
Председатель (должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: (должность, фамилия,
