определение заголовка дела производится таким образом (см. также рис. 3.4), чтобы он четко, в обобщенной форме отражал:
основное содержание дела;
состав помещаемых в него документов;
их функциональную и видовую принадлежность.
В проекте должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности данного подразделения (см. также рис. 3.5).
В зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела, заголовки могут состоять из следующих элементов[60]:
1. Название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.).
2. Название предприятия и (или) подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа).
3. Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа).
4. Краткое содержание документов, помещаемых в соответствующее дело.
5. Название местности (территории), с которой связано содержание или (и) происхождение документов, помещаемых в соответствующее дело.
6. Дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в соответствующее дело.
7. Сведения о том, являются документы оригиналами (первыми экземплярами) или копиями.
Рис. 3.4.
Последующая конкретизация заголовков дел производится в соответствии с нижеследующими правилами:
1. Заголовки дел, формируемых из документов, относящихся к какому-либо конкретному вопросу деятельности, но при этом не связанных последовательностью исполнения, обычно содержат термин «документы», дополненный (в скобках) кратким указанием на вид документов, формируемых в дело: планы, списки, доклады и т. д.[61].
2. Заголовки дел, сформированных на основе материалов служебной (деловой) переписки, как правило, содержат термин «переписка», дополненный пояснением – с кем и по какому вопросу (направлению) деятельности она ведется. При этом:
а) заголовки дел, включающих материалы переписки с однородными корреспондентами, образуются без указания наименований этих материалов (документов)[62].
Рис. 3.5 (начало).
б) заголовки дел, включающих материалы переписки с разнородными корреспондентами, образуются посредством краткого обозначения предмета переписки[63].
Наименование конкретного корреспондента включается в заголовок дела, если оно сформировано на основе материалов (документов) переписки только с данным корреспондентом[64].
3. Заголовки дел, сформированных на основе документов, относящихся к конкретным административно-территориальным (региональным, муниципальным) образованиям (местностям, населенным пунктам и т. п.), должны содержать наименования последних. При
Состав элементов и последовательность их расположения в заголовке могут изменяться.
Например: «Документы (планы, акты, списки, справки) по вопросам обеспечения информационной безопасности на предприятии».
Например: «Переписка с органами местного самоуправления».
Например: «Переписка по вопросам повышения квалификации работников – руководителей подразделений и их заместителей».
Например: «Переписка с ОАО «Фасет» по вопросам НИОКР».
