документ не открылся, и мой знакомый уже который день тщетно пытается найти программу для его прочтения.
Дело в том, что для работы с текстовыми документами у компьютеров Apple есть своя программа Pages, но документ, созданный в ней, не всегда корректно открывается в Word. Это было моей ошибкой, что я не сохранил его в привычном для получателя формате.
Это же может касаться и других файлов (графики, презентации, архивы). Старайтесь использовать наиболее распространенные форматы, а при возникновении сомнений, не забудьте уточнить, смог ли получатель открыть и ознакомиться с содержимым вложения.
Письмо должно иметь тему
Шапка письма предполагает заполнение поля «Тема». Здесь стоит кратко указать суть того, о чем вы пишите. Это поможет получателю понять назначение послания, а также впоследствии быстро находить его в своем почтовом ящике.
Тему обязательно стоит указать. Это как заголовок для книги или статьи. Без него письмо выглядит как обрывок текста.
Сейчас многие почтовые программы настроены так, что предупреждают перед отправкой о необходимости указания темы, так что с этим проблем возникнуть не должно.
Порядок заполнения полей
Несмотря на то, что при написании электронного письма мы заполняем поля привычно сверху вниз (кому, тема, от кого, тело письма, подпись), я рекомендую изменить этот порядок.
Самым последним, что вам необходимо заполнять, должно быть поле «кому». Этим вы избежите кучи недоразумений и неловких моментов.
Сколько было случаев, в том числе на моей практике, когда второпях отправляешь письмо, но забываешь прикрепить нужные файлы. Или когда набрана только половина текста, случайно нажимаешь «отправить». Конечно, в масштабе вселенского мира, трагедии не происходило, но неловкость момента присутствовала. Думаю, мои получатели тоже были не в восторге.
Чтобы избежать конфуза, используйте следующий порядок. Сперва напишите текст письма, поставьте подпись, укажите тему, прикрепите файлы (если это необходимо) и, прежде чем отправить, – прочитайте еще раз готовое письмо. Исправьте опечатки, ошибки, проверьте наличие и полноту вложения, и только после этого заполните поле «кому». Теперь можно смело нажимать кнопку «отправить» и ждать ответа.
Если заполнять поля в таком порядке, то вы не сможете случайно отправить его, пока все не проверите. Без заполненного поля «кому» письмо просто не сможет уйти.
Если забыли предложенный порядок и случайно отправили письмо, а затем спохватились, что не добавили файлы, о которых указываете в тексте, то не отправляйте их вдогонку дополнительным письмом. Лучше написать новое «правильное» письмо, к которому прикрепить необходимые файлы. В начале письма, следует извиниться и указать «Забыл прикрепить файлы. Вот новое письмо, теперь со всеми вложениями». В этом случае, получателю будет достаточно просто удалить предыдущее письмо и забыть
