было автоматизации и правильно оформлять счета на оплату или отгрузочные документы действительно умели и могли только сотрудники бухгалтерии.
Пример 2. Технологическая цепочка продаж в ООО «Петрол»
Продажи с АЗС (безналичные расчеты, топливные карты)
В наше время автоматизация процессов позволяет осуществлять операции и оформлять документы там, где это необходимо: счета на оплату выписывают в коммерческой службе, отгрузочные документы оформляют на складе и т. п. Такой подход уменьшает трудозатраты и экономит время покупателей/контрагентов фирмы.
На практике приходится сталкиваться с сотрудниками коммерческих служб, не желающих, например, оформлять счета на оплату и требующих «освободить их от несвойственных обязанностей». Им, видите ли, «некогда продавать», пока они «бумаги оформляют».
Продажа товара есть бизнес-процесс. Любой бизнес-процесс в идеале должен быть оптимальным: без лишних операций и с минимальным количеством участников.
Взаимодействие с покупателем осуществляют менеджеры, они доводят информацию о свойствах, количестве и стоимости товара до покупателя, заключают с ним договор, оформляют счет на оплату, контролируют поступление денег и отгрузку товара. Такой подход логичен и правильно закрепляет область ответственности.
Таким образом, оформление счета на оплату есть составляющая понятия «продажа».
У бухгалтерии же совершенно другая область ответственности – на основании первичных документов осуществлять бухгалтерский и налоговый учет.
Чем более четко будут обозначены границы ответственности подразделений и сотрудников, тем лучше будут функционировать бизнес-процессы и сама фирма.
Какой бизнес-процесс считается оптимальным?
Состоящий из одной операции и выполняемый одним человеком. Конечно, это почти утопия. Но стремиться нужно именно в эту сторону – сокращать количество участников и операций.
Для наглядности рассмотрим две оперограммы одного бизнес-процесса:
Вариант 1
Вариант 2 (после оптимизации):
Результат бизнес-процесса одинаков, но эффективность разная. Очевидно, что во втором случае времени затрачивается в разы меньше, чем в первом, не отвлекаются от основной работы сотрудники бухгалтерии и директор.
Что необходимо сделать, чтобы первый бизнес-процесс трансформировать во второй?
1. Оформить приказ на право менеджера выставлять счета на оплату от имени фирмы.
2. Изготовить печать «Для финансовых документов» или «Для счетов на оплату» и передать менеджеру.
3. Зафиксировать факт передачи печати под ответственность менеджера актом передачи печати с образцом оттиска.
Рассмотрим доводы в пользу такой оптимизации процесса.
В
