назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «пятница, с 15.00 до 17.00», «суббота, 21.00». Как правило, жесткие встречи подразумевают договоренность о точном времени с кем-либо: вашим руководителем, клиентом, подчиненными, фитнес-клубом и т. п. К жестким встречам могут относиться, например, такие дела:
– собеседование с претендентом на вакансию: четверг, с 17.00 до 18.00;
– переговоры с клиентом: 25 мая, 15.00;
– поход с детьми в театр: суббота, с 18.00 до 22.00.
Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий – цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени[1].
2. Регулярные жесткие встречи – жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность. Например:
– планерка с подчиненными: каждый понедельник с 11.00 до 12.00;
– телефонная конференция с регионами: каждая вторая среда в 15.00;
– бассейн: каждые вторник, четверг и суббота в 19.00.
Повторяющиеся встречи удобны тем, что в Outlook их можно запланировать всего один раз. Он автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Открывая календарь в понедельник, вы уже увидите ключевые предстоящие дела, создающие костяк недельного круга. Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком – круговыми стрелками в правом нижнем углу встречи.
3. Многодневные события – продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время. Например:
– выставка: неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;
– командировка: нужно заранее иметь в виду;
– отпуск коллеги: знаем, что не сможем в это время к нему обращаться.
В Outlook такие события изображаются горизонтальными полосами в верхней части календаря. Например, «Масленица в Петергофе» у Евгения Онегина. Не перепутаешь с жестко запланированными делами, но и не забудешь.
4. «Гибкие» задачи – дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения. Например:
– уточнить место проведения переговоров: сегодня;
– проконтролировать подготовку к совету директоров: к 15 мая;
– изучить коммерческие предложения поставщиков: до конца месяца.
При этом «гибкие» не означает «не имеющие срока исполнения» или «неважные». Задача может иметь срок исполнения; более того, она может быть горящей, неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать и в 11.00, и в 13.50 – в любое время дня.
В Outlook такие задачи отображаются справа от календаря, в панели задач (о ней пойдет речь в следующей главе). Если у задачи установлен срок исполнения – в Outlook 2013 она может отображаться под соответствующим днем
Все иллюстрации в книге созданы на базе программы Microsoft Outlook 2013, содержащей ряд новых полезных «тайм-менеджерских» функций.
