cabecera es la parte del pedido en la que se recogen una serie de datos comunes al pedido, como son los datos de la empresa suministradora, la identificación del cliente, el número de pedido, la fecha de pedido, datos de entrega y aceptación, condiciones de pago, etc.
En las líneas de pedido se reseñarán los diferentes materiales que componen el mismo. Para cada producto se indicarán, por ejemplo, el código que lo identifica, la descripción de las mercancías solicitadas, la unidad de venta, la cantidad de unidades de venta solicitadas, el precio por unidad de venta, los descuentos aplicados y el precio final.
Ejemplo
Para suministrar energía eléctrica fotovoltaica a una vivienda de ocupación permanente, que debe alimentar 15 puntos de luz de 20 W, televisión en color, pequeños electrodomésticos, lavadora de lavado en frío y frigorífico de bajo consumo, a 220 V, se ha calculado que es necesario emplear los siguientes elementos:
| Elemento | Descripción | Número |
| Panel solar fotovoltaico | 12V, 55Wp | 20 |
| Estructura soporte | 20 módulos | 1 |
| Batería estacionaria | 900Ah | 2 |
| Regulador | 24V/60A | 1 |
| Inversor de onda sinusoidal modificada | 24V/2000W | 1 |
Puestos en contacto con un suministrador de material fotovoltaico, se le ha realizado un pedido de material, como se muestra a continuación. Las cantidades y precios consignados corresponden a los tratados directamente con dicho proveedor.
El modelo de pedido no es un documento formalmente establecido. Hay tantos modelos de pedidos como empresas, de forma que cada una confecciona el modelo como conviene a sus necesidades.
Entre los métodos más utilizados para realizar los pedidos se encuentran:
1 La carta. Se necesita original y copia, el original se envía al proveedor, y la copia se queda como comprobante del pedido para el cliente.
2 El fax. Se realiza de forma similar a la carta, pero utilizando el fax como medio de envío.
3 El correo electrónico. Es más rápido, siempre que el proveedor disponga de estos medios.
4 Internet. Para aquellos proveedores que ofrezcan esta posibilidad en su página web.
5 El teléfono. Es un medio muy eficaz, ya que carece de burocracia y las gestiones son muy rápidas. Sin embargo, es necesario que entre los clientes y los proveedores haya una relación “de confianza”.
6 Los agentes comerciales. Los propios vendedores son los que rellenan el pedido, junto con el cliente.
Una vez realizado el pedido, el paso siguiente en el proceso de compra es la recepción de la mercancía. Las mercancías solicitadas llegarán acompañadas de un documento denominado albarán o nota de entrega. Este documento es expedido por el vendedor en el momento en que las mercancías salen de su almacén y sirve al comprador para comprobar, junto con la nota de pedido, que las mercancías solicitadas coinciden con las recibidas. El albarán es un documento que tampoco tiene forma determinada. Al igual que la nota de pedido, el albarán se compone de cabecera y líneas, que en este caso reciben el nombre de líneas de albarán, y contendrá los siguientes datos:
1 Nombre, domicilio o razón social, CIF o NIF, tanto del comprador como del vendedor.
2 Fecha de envío de la mercancía y fecha de entrega.
3 Lugar de entrega de la mercancía.
4 Descripción pormenorizada de la mercancía.
5 Transporte, si es por cuenta del comprador o del vendedor.
Nota
1 El albarán se emite antes que la factura.
2 Normalmente el albarán no va valorado, ya que para eso se emiten las facturas..
A la llegada de las mercancías se procederá a controlar que lo pedido coincide realmente con lo entregado, realizando recuento, examen visual de etiquetas de los bultos, etc. Si las mercancías son correctas, se prepara un vale de entrada para notificar el hecho al departamento o almacén correspondiente, aunque puede servir como vale de entrada una copia del albarán, que así podrá proceder al almacenamiento de las mercancías donde corresponda. Si no lo son, deben tomarse las medidas adecuadas.
Pueden presentarse las siguientes situaciones:
1 Que la mercancía no coincida con el albarán (y por tanto con el pedido). En estos casos hay que notificar esta situación al proveedor. Si resulta que el proveedor ha enviado productos de más, y la empresa no va a adquirirlos, debe trasladarlos a una zona de almacenaje en espera de ser retirados por el proveedor. Si el proveedor ha enviado productos de menos, deberá enviar lo que falte, o en su caso, emitir un nuevo albarán por la cantidad realmente enviada.
2 Que la mercancía coincida, pero sea defectuosa o en mal estado. En este caso habrá que proceder a su devolución, apartándola para que sea retirada por el proveedor.
3 Que la mercancía coincida con el albarán, pero no coincidan con el pedido. En este caso, comprador y proveedor deben llegar a un acuerdo para realizar los ajustes, de forma que el comprador acepte la mercancía, o que el proveedor se adecue al pedido.
Una vez que la mercancía es recibida y aceptada por el cliente, el proveedor emitirá la factura para que sea abonada por el comprador. La aceptación puede ser explícita, mediante la firma del albarán, lo que acredita que se está de acuerdo con lo recibido, o implícita siempre que se haya especificado en las condiciones de compraventa que el cliente acepta la mercancía, siempre que no se pronuncie en contra de la recepción dentro de un plazo determinado.
La factura se emite en el momento del pago y acredita la propiedad sobre el producto, así que mientras que el cliente no pague, el vendedor no le entregará la factura, y mientras no posea la factura, no es propietario del producto. Al igual que con los documentos anteriores, no existe un formato de factura establecido.
Aplicación práctica
Al recibir una mercancía, comprueba que los 20 módulos solares que ha recibido son de 75 Wp en vez de 50 Wp, como se reflejó en el pedido. Además, aparecen albaranados los módulos de 75 Wp. ¿Qué haría en este caso?
SOLUCIÓN
En este caso, se decide no firmar el albarán, ya que eso supondría la aceptación explícita del pedido. También se contacta inmediatamente con la empresa proveedora y se les comunica que no se acepta el envío, ya que no corresponde con el pedido, y no hacerlo, supondría la aceptación implícita del mismo.
3. Transporte
El
