básicos de la aplicación de base de datos, para que este se maneje con dichos conceptos y sepan qué contiene cada uno de ellos.
En una base de datos existen diferentes elementos básicos que almacenan distintas partes de la información, entre ellos destacan los siguientes.
5.1. Tabla
Una tabla es un conjunto de datos distribuidos en filas y columnas. En ella las columnas reciben el nombre de campos y es la mínima información de una base de datos. La combinación de campos en una fila recibe el nombre de registro y es una ocurrencia del elemento de la tabla.
Elementos de la tabla
En nuestro caso los campos son los nombres sobre los que se guarda información: Nombre y Teléfono. Los registros son las personas de las que se guarda información: Luis, Felipe y Mario.
5.2. Consulta
Una consulta es una pregunta que se hace a la base de datos para obtener información de ella. Por ejemplo: ¿qué personas están realizando el curso de base de datos relacionales?
Para ello, previamente necesitamos los datos de los alumnos y qué curso están realizando. Como se ve, una consulta necesita que haya información previa, por lo que debemos hacer la consulta sobre los datos de alguna tabla o tablas, o sobre consultas realizadas anteriormente.
Existen distintos tipos de consultas según lo que deseemos realizar con los datos, las más usuales son:
Consultas de selección
Obtendremos los registros que cumplan determinados criterios.
Consultas de creación de tablas
Creará una tabla que contenga los registros que cumplan con las opciones requeridas.
Consultas de anexar
Agrega registros a una tabla que ya existe.
Consultas de actualización
Cambia los datos de una tabla masivamente.
Consultas de eliminación
Son peligrosas ya que eliminan los registros de la tabla que cumplan la condición.
5.3. Formularios
Un formulario no es más que una forma de enmascarar los datos de una o varias tablas para que se vean en una ventana.
Desde estas vistas tenemos acceso directo a las tablas por lo que debemos tener mucho cuidado ya que si modificamos el contenido de un campo o un registro lo estaremos haciendo sobre la propia tabla. También podemos generar nuevos registros pudiendo realizar un mantenimiento sobre la tabla de la que proceda el formulario.
Formulario
5.4. Informes
Normalmente la obtención de información se realiza a través de consultas que se pueden imprimir directamente. Pero si deseamos un aspecto más sofisticado podemos recurrir a la opción Informes.
Como dijimos anteriormente debemos obtener los datos previamente a través de una/s consulta/s o tabla/s y sobre ellos elegir las opciones que para ello tienen los informes, pudiendo seleccionar sobre el asistente para informes, etiquetas o también podemos recurrir a combinar con documentos de Word. También se puede recurrir a diseñar desde la vista de Diseño.
Informe
5.5. Ayuda
La opción de Ayuda es básica en cualquier programa ya que puede sacar de más de un apuro. En Access podemos activar la ayuda con la tecla [F1] o escribiendo en el cuadro a la derecha de la bombillita. En el cuadro Buscar podemos escribir la opción a buscar, o hacerlo abriendo por el contenido si no sabemos por qué término buscar.
Ayuda
6. Trabajo con base de datos
Seguidamente Julio explicará cuáles son las formas a tener en cuenta a la hora de crear una base de datos. Para ello deberá centrarse en explicarle al grupo cuáles son los pasos para crear, abrir, guardar, cerrar, hacer copias de seguridad y recuperar estas.
A la hora de trabajar con una base de datos es necesario considerar los diferentes pasos a dar para la creación y tratamiento de los datos, ya que en cada uno de ellos serán diversos los aspectos a tener en cuenta.
Para abrir una base de datos se seleccionará la opción Abrir del menú Archivo o bien se hará clic sobre el botón correspondiente de la barra de herramientas.
6.1. Creación de una base de datos
Ya creamos una base de datos anteriormente, el proceso es el mismo. Si abrimos Access desde el Escritorio o desde el botón de Inicio, nos preguntará qué hacer y nos permite crear una nueva base de datos.
También podemos recurrir a la opción Nuevo desde la ficha Archivo, en ese caso nos volverá a mostrar las opciones al crear una base de datos. Estas son:
1 Crear una base de datos en blanco.
2 Crear una base de datos a partir de una plantilla de ejemplo, del usuario o basadas en plantillas de Office.com.
