es el profesor encargado de impartir el curso de Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales: Microsoft Access a través de la plataforma de formación de Blasoptical. El primer día de clase se presenta a su grupo de alum nos/as y les facilita un cuestionario que deben rellenar y enviar posteriormente para que Julio pueda valorar el conocimiento del grupo sobre dicha aplicación.
Aunque la mayoría de los alumnos conoce o ha oído hablar de la aplicación, lo cierto es que son pocos los que realmente han practicado con ella, por lo que Julio toma la decisión de comenzar explicando los conceptos generales y las características fundamentales de la aplicación para familiarizarlos a todos con dichos aspectos.
Por lo general, la base de datos puede definirse como un conjunto de datos relacionados entre sí, cuyo tratamiento a partir de un lenguaje adecuado permite obtener consultas, informes, etc., haciendo más sencillo su manejo. A estos lenguajes se les conoce bajo la denominación de sistemas de gestión de base datos y tienen unos objetivos que resultan comunes a todos, tal y como se mostramos a continuación:
Abstracción de la información, ya que ahorran detalles acerca del almacenamiento físico de los datos.
Independencia, ya que el esquema de una base de datos puede ser modificado sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
Consistencia, referente sobre todo a la eliminación o tratamiento correcto de datos redundados.
Seguridad, a fin de garantizar la información almacenada.
Manejo de transacciones. En este sentido los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se dispusiera de ellos.
Tiempo de respuesta, con el fin de minimizarlo.
3. Entrada y salida del programa
Entre los conceptos generales, características fundamentales y operaciones básicas propias del manejo de la aplicación es fundamental saber cómo ejecutarla y salir de la misma; de esta forma, el alumnado empezará a familiarizarse con dichos aspectos.
Para la entrada al programa se hará como con cualquier otro programa del equipo. Si hay un acceso directo en el Escritorio de Windows haremos doble clic sobre él o si no buscaremos su icono correspondiente a través del Menú de Inicio.
Acceso a Microsoft Access
En este momento es donde se puede crear nuestra base de datos y ponerle un nombre, ya que en cualquier otro momento se trabajará directamente sobre ella, no pudiendo copiarla a otro lugar hasta que no se cierre.
Crear base de datos Microsoft Access
Para salir del programa solo hay que ir al botón superior de Cerrar. Normalmente Access va guardando cada vez que cerramos una ventana, por lo que es difícil perder información, pero puede que en algún proceso se eliminen datos por lo que es conveniente hacer copias de seguridad de los datos antes de hacer algo de lo que no estemos seguros del resultado que vamos a obtener.
4. La ventana de la aplicación de base de datos
A continuación, Julio explicará a los alumnos cuáles son las principales partes que componen la interfaz de la aplicación de base de datos, con el fin de que estos aprendan el manejo de los elementos que la componen.
Ahora tenemos una nueva forma de acceder al programa, que será haciendo doble clic sobre la base de datos que se creó anteriormente. Una vez dentro de la aplicación se muestra una ventana similar a la que mostramos a continuación:
1 La barra de título: con el nombre de la base de datos, los botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar y la barra de acceso rápido de Access, configurable desde el botón de la derecha.
2 La cinta de opciones: que sustituye a la barra de menús de anteriores versiones. En ella se colocan los botones de la ficha seleccionada, separadas por grupos de opciones.
3 El área de documentos: es la parte derecha de la ventana donde se hace la edición y diseño de los elementos seleccionados.
4 El panel de navegación: que es la parte izquierda de la ventana en la que indica qué objetos se están mostrando en la parte derecha.
5 La barra de estado: es la última línea y nos informará de la situación en la que nos encontremos, vista del documento, bloqueo numérico, mayúsculas, etc.
4.1. La Cinta de Opciones
En función de la ficha activada aparecerán los botones con las opciones que permitirán acceder a las tareas más comunes relacionadas con la ficha. Estas pestañas no son fijas, irán apareciendo más en función al elemento con el que estemos trabajando. Las fichas disponibles inicialmente son:
1 Archivo: donde tendremos disponibles las opciones de Guardar, Abrir, Nuevo, Imprimir, Ayuda, la configuración en Opciones y Cerrar.
1 Inicio: con las opciones de Vistas, Portapapeles, Ordenar y filtrar, Registros, Buscar y Formato de texto.
1 Crear: para crear nuevas Plantillas, Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Macros y código.
1 Datos externos: para importar o vincular datos de otras aplicaciones y también exportarlos.
1 Herramientas de base de datos: para hacer relaciones, macros, analizar, etc.
5. Elementos básicos de la base de datos: Tabla, Consultas, Formularios, Informes y Ayuda
Una vez que el grupo conoce
