объеме конфиденциального делопроизводства специальное подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия нескольких либо одного сотрудников других подразделений, как правило, службы безопасности или, как было сказано, службы открытого делопроизводства, если документы содержат сведения, составляющие только служебную тайну. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.
Если ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных делопроизводственных операций, в которых требуется участие двух лиц (проверки наличия, уничтожение документов), необходимо привлекать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Такое привлечение оформляется приказом по предприятию. Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все операции по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением. Допустимо и печатание документов исполнителями, если оно осуществляется в специально предназначенном для этого помещении подразделения конфиденциального делопроизводства.
Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц – в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам – образование и стаж работы на аналогичной должности. Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.
При определении задач и функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение конфиденциальной управленческой и производственной деятельности предприятия, но
