тоном считается отправлять письма в вечерние, особенно ночные часы. Это допустимо только в самых экстренных случаях и только по договоренности с деловым партнером, если он сам об этом попросил.
В иных ситуациях лучше настроить на компьютере функцию автоматической отправки писем, запрограммировав время, например, на 8 часов утра, и партнеры будут получать всю информацию своевременно, в удобное для них время – к самому началу их рабочего дня.
1. Содержание деловых писем должно быть кратким, но исчерпывающим и полным.
2. Информация, изложенная в официальных письмах, должна быть точной и достоверной, объективной и конструктивной.
3. Тон письма должен быть нейтральным, без грубости и эмоциональной оценки (только конкретика и факты).
4. Суть дела лучше излагать короткими простыми предложениями.
5. Не рекомендуется перегружать текст прилагательными, причастными и деепричастными оборотами, лучше делать упор на глаголы. Также при написании делового письма рекомендовано избегать междометий и местоимений.
6. Использование сленга и просторечий неприемлемо.
7. Не стоит чрезмерно применять узкоспециализированные и малоизвестные термины, технический сленг и профессиональные термины, которые могут быть непонятны адресату. Как правило, это вызывает отторжение у получателя письма.
8. Сокращения слов и использование аббревиатур крайне нежелательны.
9. Объем самого письма должен превышать одну страницу, остальную информацию лучше отнести в приложения. При этом порядковая нумерация страниц обязательна.
10. Если текст документа расположен на фирменном бланке компании, то название компании не указывается.
11. Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагаются друг за другом по убыванию должности, т. е. первая подпись должна быть генерального директора, затем главного бухгалтера, далее начальника отдела и потом менеджера и специалиста.
12. Независимо от степени и длительности знакомства с деловым партнером, при проведении с ним официальной переписки в качестве обращения в деловом письме короткая форма имени, например Ань, Вань, не применяется.
13. Деловая переписка ведется от имени компании, поэтому независимо от степени и длительности персонального знакомства авторов с деловым партнером необходимо сохранять обращение на «вы», которое помогает сохранить необходимый официоз, выдержать межличностную дистанцию, а также является проявлением уважения.
14. Между заключительной частью и именем авторов следует оставлять четыре интервала, чтобы хватило места для подписи и (или) печати.
15. Еще одно правило делового этикета гласит: заканчивает переписку по электронной почте первым ее
