цифр и решеток.
По правилам этикета при входящем звонке трубку берут не сразу, а только после второго или третьего телефонного гудка. Специалисты утверждают, что после первого гудка обе стороны психологически не будут готовы к разговору, а взять трубку после четвертого или пятого означает потерять, упустить собеседника.
Голос сотрудника, принимающего входящий звонок, должен звучать спокойно и приятно, несмотря на загруженность работой, ведь устами каждого конкретного сотрудника говорит не он лично, а компания.
Не снимать трубку звонящего в офисе телефона, не обращая на него внимания, считается по меньшей мере невежливым, кроме того, это ведет к потере репутации и образа успешной современной компании, а также повышает риск потери потенциальных деловых партнеров, заказчиков и клиентов.
Первым словом при ответе на входящий телефонный звонок в России, как правило, бывает «алло» или «да». Эти весьма привычные для бытового общения слова приветствия категорически не подходят для делового общения. По правилам этикета слово «алло» может употребляться только для проверки связи. Таким образом, отвечая на внешние входящие звонки, сотрудник обязательно должен назвать свое полное имя и поздороваться с собеседником, сказав, например, любую из следующих фраз: Татьяна, добрый день! или Ольга, Специализированный Застройщик BM-Group. При этом, если компания довольно большая и в ней несколько структурных подразделений, после приветствия и имени сотрудника необходимо произнести название службы, отдела или департамента, например: Татьяна Сычева, финансово-экономическая служба, добрый день!
Чтобы не оказаться в неловком положении перед звонящим потенциальным партнером, не переспрашивать и не просить повторить имя или компанию, лучше при первом же звуке входящего звонка отложить все дела, а на втором или третьем взять в руки карандаш, поднять трубку и начать внимательно слушать собеседника, записав его имя и компанию.
На столе около стационарного рабочего телефона логично всегда держать блокнот или бумагу для записей, а также авторучку или карандаш. Это позволит делать важные пометки как по ходу разговора, так и в его первый момент, когда собеседник только представился, сразу записать на листе бумаги его имя, отчество и фамилию.
Если собеседник забыл представиться, необходимо мягко и корректно попросить его сделать это, задав следующие вопросы:
1. Извините, пожалуйста, вы не могли бы представиться?
2. Извините, напомните мне, пожалуйста, ваше имя-отчество.
3. Простите, пожалуйста, как я могу к вам обращаться?
При этом абсолютно не стоит стесняться переспросить имя собеседника в самом начале, это намного этичнее, чем не расслышав, не называть его никак на протяжении всего телефонного разговора.
Поскольку в ходе телефонного разговора собеседники
