»Ehrlich? Hast du einen Geheimtipp auf Lager?« Ja, er heißt Arbeitsplatzhandbuch. »Wie? Ein dickes Buch? Ein fetter Theorie-Schinken zur Deko im Bücherregal? Nö, das lese ich nicht!« Musst du auch nicht, Günter. Erstens gibt es dieses Arbeitsplatzhandbuch gar nicht zu kaufen. Zweitens stehen da nur Sachen drin, die für dich am Arbeitsplatz wirklich sinnvoll sind. Und drittens machst du dir dieses Handbuch selbst! »Nie im Leben – ich habe schon genug zu tun!«, wehrt sich Günter – leider mal wieder etwas zu früh.
Du sollst keinen Roman schreiben, sondern einfach nur auf Blättern notieren, was für dich selbstverständlich ist, aber deine Kollegen nicht wissen. Diese Zettel heftest du dann in einen Ordner mit alphabetischem Register. Und ganz vorne gibt es eine Liste mit Stichworten, was alles enthalten ist. Das ist dein Arbeitsplatzhandbuch. Und so findet deine Urlaubsvertretung unter B wie Büroartikel deine bevorzugten Lieferanten, eine Aufstellung darüber, wie du es mit dem Vorrat hältst, und auch die Kundennummer bei den verschiedenen Anbietern. Oder das Stichwort »Korrespondenz« gibt Hinweise, wo du Layoutvorlagen für Briefe oder Mails abgespeichert hast. So einfach ist das!
11. Themen von A bis Z
Kleine Hilfen für den Alltag? Mitschreiben und abheften! Dann entfallen lange Erklärungen.
»Aha! Eine Liste mit Alltagskleinigkeiten also?« Genau. Damit es nicht so kompliziert wird, wenn jemand neu eingewiesen werden muss. Das klingt dann etwa so:
Ablage: Wie sieht die Ordnerstruktur aus? Wann erfolgt die Ablage? Was ist zu berücksichtigen?
Catering: Wer liefert bei Firmenveranstaltungen Essen oder Getränke? Adresse? Telefonnummer? Ansprechpartner? Gibt es Menüvorschläge?
Drucker und & Co.: Wer ist der Servicetechniker? Telefonnummer? Wie sieht der Inspektionsturnus aus?
Formulare: Welche Dokumentvorlagen gibt es? Wo? Wie sehen die aus?
Kunden: Welche Vorlieben haben einzelne Kunden? Wann haben sie Geburtstag? Private Infos? Liste früherer Geschenke?
Partner/Zulieferer: Wer liefert was? Eigenheiten/Vorzüge? Sonderkonditionen? Ansprechpartner?
Reisen: Welche Hotels werden bevorzugt? Reiseplanung? Vorbereitung?
Tagungen: Veranstaltungsort? Tagungstechnik? Getränke? Wie sieht der allgemeine Tagungsablauf aus?
Vorlagen: Welche Textbausteine existieren? Gibt es Musterbriefe oder Vorlagen für verschiedene Vorgänge? Werden Vorlagen verwendet?
Wiedervorlage: Wie und wann erhält der Chef die Unterlagen? Wo befinden sich dazugehörige Projektdetails?
12. Geniales Chaos oder kluge Ordnung?
Ein aufgeräumter Schreibtisch hilft dir und den Kollegen.
»Gut, dann haben wir jetzt ein Arbeitsplatzhandbuch mit konkreten Alltagshilfen. Aber ein Büro ist für mich ein Schreibtisch mit PC und Telefon, Drucker und Kopierer. Außerdem noch ein Stapel Mappen, Hüllen, Ordner, überall Notizzettel, dazwischen Kugelschreiber, Memory-sticks, Taschenrechner …«
Klingt schon wieder nach Chaos, Günter. »Was soll ich machen? Das ist alles notwendig! Und zu viel Ordnung stört nur meine Kreativität.« Moment mal! Solche Zettelwirtschaft provoziert Stolperfallen, denn manche Dokumente verschwinden so auf Nimmerwiedersehen. Und das ist nicht kreativ, sondern verhindert zügiges Arbeiten! Klar: Jeder hält auf seine Weise Ordnung – aber die sollte auch von anderen nachvollziehbar sein. »Fürs Aufräumen hab ich aber keine Zeit!« Wirklich? Räum deinen Schreibtisch vor dem nächsten Urlaub doch mal komplett auf. Augen zu und durch! Außerdem bekommt alles einen festen Platz. So findet auch deine Urlaubsvertretung sämtliche Unterlagen und kann wichtige Aufgaben pünktlich erledigen. In diesem Sinne: Viel Spaß am Strand!
13. Tipps für leere Schreibtische
Kleine Handgriffe haben eine große Wirkung!
»Und wenn der Urlaub vorbei ist und ich zurückkomme, falle ich wieder in meinen alten Trott! Von wegen ›leerer Schreibtisch‹!« Vorsicht Günter, Gewohnheitsfalle! Besser, du schaffst dir gleich deine neue Ordnung – mit ein paar konkreten Tipps für die konsequente Umsetzung geht das:
Der symbolische Haken: Eine Aufgabe ist erledigt. Jetzt werden alle dazugehörigen Unterlagen konsequent weggeräumt. Erst dann geht es ans nächste Projekt.
Pausenfüller: Verzichte auf Extraaufräumtage! Nutze kleinere Unterbrechungen für ein paar schnelle »Ordnungshandgriffe«.
Ordnungstrio: Kurze Pause? Dann erledige genau drei Dinge: Bücher ab ins Regel, Schere in die Schublade und Zeitungsartikel in den Presseordner.
Hopp oder topp: Der vierte Stiftebecher steht seit Wochen ungenutzt auf deinem Schreibtisch? Du brauchst ihn also nicht! Deswegen verschenke ihn oder wirf ihn weg! Es gilt: Fort mit Überflüssigem, Hässlichem oder Unpraktischem!
14. Noch mehr Tipps für leere Schreibtische
Eine Weisheit, so alt wie die Welt: Ordnung spart Zeit.
»Hey, das funktioniert ja!« Günter lässt eine Schere und Büroklammern im Rollcontainer verschwinden und legt einen unbenutzten Block zur Seite. »Ich kann schon fast meine Schreibtischunterlage sehen! Hast du noch mehr von diesen Tipps auf Lager?« Na klar – probier es doch mal damit:
Tu es gleich! Dein Druckbleistift braucht eine neue Mine? Das Fax ruft nach Papier? Für die Pinnwand brauchst du Magnete und Reißnägel? Erledige diese Dinge gleich. Das Ergebnis: kein hektisches Suchen nach einem Stift, kein eiliges Papierauffüllen bei einem umfangreichen Fax und an deiner Pinnwand bleibt alles haften.
Kein Weg umsonst! Du bist auf dem Weg in die Kantine? Dann nimm alle Dokumente mit, die Kollegen von dir benötigen. Du kannst die Sachen auf dem Weg gleich vorbeibringen. Hefte eine Notiz dazu, damit die anderen wissen, worum es geht. Ach ja, und vergiss deine Kaffeetasse von heute morgen nicht …
Der fremde Blick! Schau dir deinen Schreibtisch und dein Arbeitsumfeld an! Was denkt wohl ein Besucher, wenn er dein Büro betritt? Verbesserungspotenzial entdeckt? Na, dann mal los!
15. Prima Klima
Unser Arbeitsumfeld beeinflusst unsere Leistungsfähigkeit.
»Apropos Arbeitsumfeld! Mein Schreibtisch steht in einem typischen Büro: viele Kollegen, zwischen uns Stellwände, künstliche Grünpflanzen, ein paar Deckenleuchten – und das Fenster kann ich nur erahnen.« Tja, umbauen können wir leider nicht, Günter. Aber wie
